Ausgangsrechnung in FreeFinance

Über die Integrationsplattform integromat.com können die Magento 2 Webshop-Bestllungen direkt in FreeFinance übertragen werden.

1. integromat.com und Magento 2

integromat ist ein Online-Integrationstool zur Integration von Systemen über das Internet mittels APIs. Alle Details zu Integromat und FreeFinance

Schritt für Schritt zur Webshopanbindung

  1. Registrierung auf integromat.com
  2. Auswahl der Vorlagen (Templates)
  3. Verbindung zum Webshop einrichten
  4. Verbindung zu FreeFinance einrichten
  5. Einstellungen und Datenmappings einrichten

2. Auswahl der Vorlagen (Templates)

Um über integromat ihren Magento 2 Webshop mit FreeFinance zu verbinden und Ausgangsrechnung mit oder ohne Kundenstammdaten anzulegen wählen Sie die entsprechende Vorlage:

Ausgangsrechnungen ohne Kunden

Diese Vorlage ist bei einfachen Webshops ohne Kundenstammsynchronisation in FreeFinance ideal. Mit dieser Vorlage wird jede Bestellung zu einer Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege):

New Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) from Magento 2 Orders

Ausgangsrechnungen mit Kunden

Diese Vorlage ist vor allem für B2B und ig Leistungen nötig und synchronisiert auch die Magento 2 Kunden in den FreeFinance Kundenstamm. Mit dieser Vorlage wird jede Bestellung zu einer Ausgangsrechnung in der Buchhaltung (Meine Belege) und der Kunde in den FreeFinance Stammdaten angelegt oder bei wiederkehrenden Bestellungen aktualisiert.

New Outgoing Invoice (Ausgangsrechnung) with Customer from Magento 2 Orders

Die gewünschte Vorlage kann direkt ausgewählt werden:

4. Verbindung zu FreeFinance einrichten

Einrichten der Verbindung zu FreeFinance in integromat

Diese Verbindung müssen Sie nur ein Mal einrichten - die Verbindung kann in allen FreeFinance-Modulen verwendet werden.

5.a. Einstellungen und Datenmappings einrichten

Richten Sie die Standardwerte für die Selektion der Daten aus Magento 2 und Datenmappings ein:

Das Steuermapping ist dafür da, die Steuersätze in Magento 2 mit den Konten und Steuersätzen in FreeFinance zu verbinden.

Es können beliebig viele Magento 2-Steuersätze zu FreeFinance Konten und Steuersätzen gemapped werden.

Achtung: Es kann nur entweder innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder Reverse Charge (Dienstleistungen) definiert werden, da in diesen Fällen keine Steuerdaten von Magento 2 übermittelt werden.

Optional: Die beiden Einstellungen Invoice Number bzw. Invoice Date sind optionale Mappings, mit denen bei Verwendung von Magento 2 Plugins auch Rechnungsnummer- oder -datum mit gegeben werden können. Diese Werte sind in der Schnittstelle in den Magento 2 Metadaten eingegeben.

Magento 2 Steuermappings haben folgendes Format:

<Landeskürzel><Prozentsatz>

Landeskürzel: AT für Österreich, DE für Deutschland
Prozentsatz: für 20% nimmt man den Text "20"

Beispiele:

Magento 2 - Format FreeFinance Kontonummer FreeFinance Steuersatz
AT20 4000 (Erlöse) 20%
AT10 4000 (Erlöse) 10%
AT0 4100 (Erlöse aus innergemeinschaftlicher Lieferung) 0%
FREE_SHIPPING 4000 (Erlöse) 0%
SHIPPING 4000 (Erlöse) 20%

Die Steuereinstellungen und möglichen Steuersätze für die Empfängerländer werden in Magento 2 definiert.

5.b. Kundeneinstellungen (Optional)

Richten Sie die Standardwerte für die Kundenanlage in FreeFinance ein (nur bei Verwendung der integromat-Vorlage mit Kundenstammanlage in FreeFinance):

Kundennummerierung in FreeFinance

Ein Präfix für die Kundennummer in FreeFinance, zur Unterscheidung zwischen Kunden aus Magento 2 und Kunden direkt aus FreeFinance im FreeFinance Kundenstamm.

Beispiel: "mag_" - damit erhalten alle Kunden aus Magento 2 die Kundennummern "mag_1000", "mag_1001", ... in FreeFinance.

Die Unterscheidung ist wichtig, da bei Mehrfachbestellungen von gleichen Kunden, der Kundenstamm in FreeFinance aktualisiert wird.

Doppelte Buchhaltung: Forderungskonto

In der doppelten Buchhaltung gibt es zwei spezielle Einstellungen zu den Forderungskonten der Kunden:

  1. Für jeden neuen Kunden automatisch ein neues/eigenes Forderungskonto - nur für den Kunden - erstellen. Setzen Sie die Checkbox Autocreate new receivables account
  2. Für alle Kunden das gleiche, spezifische Forderungskonto verwenden. Dies kann zB: dann verwendet werden, wenn alle Webshop-Bestellungen auf ein spezielles Forderungskonto gebucht werden sollen. Geben Sie die Kontonummer aus FreeFinance im Feld Use fixed receivables account ein.

Wird keine der beiden Forderungskonto-Optionen gewählt oder eingetragen, wird das Standardforderungskonto verwendet.
 

6. Ausgansgrechnung erstellen

Verbindung zu FreeFinance über die zuvor erstellte Verbindung

Häufige Fragen

Über integromat und Verwendung unserer Templates ist das Erstellen der Anbindung quasi ohne Programmierungskenntnisse möglich. 

Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.

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