Mailserver Einstellung

Übersicht

Durch die Verwendung des eigenen Mail-Servers werden alle Geschäftsdokumente über den eigenen Mailserver, und nicht über die Mailserver von FreeFinance versendet.

Damit können etwaige Probleme mit Spam, SPF, etc vermieden werden und etwaige unzustellbare Mails werden auch an den Mandanten direkt retourniert.

Der Mailversand aus der 

  • Rechnungslegung
  • Registrierkassa

erfolgt dann über Ihren eigenen Mailserver.

Ihr eigener Mail-Server

Im Menüpunkt “Mein Profil” finden Sie den Punkt “Benachrichtigungen & Mail”:

Hier werden Sie jetzt zwei Unterpunkte sehen:

  1. Der “Mail-Server” bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Rechnungen/Bons und E-Mails über Ihren eigenen Mail-Server zu versenden.
  2. Mit der Funktion “Benachrichtigungen” können Sie zu allen wichtigen Abgabeterminen für z. B. die UVA Meldung eine Benachrichtigung konfigurieren, wie und ob Sie von FreeFinance erinnert werden möchten.

Mail-Server konfigurieren

  1. Navigieren Sie zum Menüpunkt “Mail-Server”
  2. Geben Sie alle notwendigen Daten ein
    • falls Sie die benötigten Daten nicht kennen, kontaktieren Sie bitte Ihren Mail-Anbieter/Webmaster

Um die eigenen Mailserver verwenden zu können, sind folgende Einstellungen durchzuführen:

  • Hostname: Ihre Domain (URL) unter der Ihre Mailserver erreichbar ist
  • Portnummer: Der Port des Mailservers, unter dem die Ausgangserver erreichbar ist. Der Standardport wird durch das Setzen der Verschlüsselung automatisch gesetzt.
  • Absender überschreiben: Vom Standard wird die Mailadresse des Mandant verwendet. Es kann hier eine eigene Mailadresse definiert werden.
  • Absendername überschreiben: Vom Standard wird der Name des Mandanten (Firmenname oder Vor- und Nachname) als Mail-Absendetname verwendet. Es kann hier ein eigener Absendername definiert werden
  • Antwort-An-Adresse: Dies ist die Standard-Antwort-Adresse, wenn der Empfänger auf die E-Mail antwortet. Vom Standard wird die Mailadresse des Mandant verwendet. Es kann hier eine eigene Mailadresse definiert werden.
  • Verschlüsselung: Soll eine verschlüsselte Übertragung der Mails erfolgen? Die Verschlüsselung hängt von Ihrem E-Mail-Server ab. Details erfahren Sie bei Ihrem Anbieter. Wir empfehlen dringend eine verschlüsselte Übertragung der E-Mails.
  • Zertifikat des Servers immer vertrauen: Sollten am Mailserver eigene Zertifikate (self signed certificates) oder der Server nicht die komplette Zertifikatskette bis zum Root-Zertifikat (certificate key chain) beim SSL Handshake austauschen können, ist mit diesem Kontrollkästchen die Zertifikatsprüfung des Mailservers ausschaltbar, dh: es wird dem Zertifikat immer vertraut.
  • Authentifizierung: Beim Versenden der Mails wird Ihr Mailserver verwendet. Zum Versenden sind normalerweise Benutzer und Passwort benötigt. Die unterstützten Authentifizierungsmethoden erfahren Sie bei Ihrem Anbieter.
  • Benutzername: Wird eine Authentifizierung gewählt, tragen Sie den Benutzernamen hier ein
  • Passwort: Wird eine Authentifizierung gewählt, tragen Sie das zum Benutzernamen passende Passwort hier ein

Achtung: Sollte Ihr Mailserver ein selbst erstelltes SSL-Zertifikat haben oder das Zertifikat abgelaufen sein, kann es zu Problemen beim Mailversand kommen.

Mailserver testen

Klicken Sie auf Einstellungen testen um die Einstellungen auszuprobieren. Sie erhalten ein Testmail an die E-Mail der Mandanteneinstellung gesendet.

Zurücksetzen

Wollen Sie die eingegebenen Mailserverdaten wieder verwerfen, klicken Sie auf Zurücksetzen. Danach wird wieder der Standardmailserver verwendet.

Schon gewusst?

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