Durch die Verwendung des eigenen Mail-Servers werden alle Geschäftsdokumente über den eigenen Mailserver, und nicht über unseren System-Mailserver versendet.
Damit können etwaige Probleme mit Spam, SPF, etc vermieden werden und etwaige unzustellbare Mails werden auch an den Mandanten direkt retourniert.
Der Mailversand aus der
erfolgt dann über Ihren eigenen Mail-Server.
Unter "Mein Profil > Benachrichtigungen & Mail" befinden sich die folgenden Funktionen:
Hier werden Sie jetzt zwei Unterpunkte sehen:
Handelt es sich um eine Adresse von Gmail (gmail.com) oder Outlook (outlook.com) werden Sie direkt zur Authentifizierung (mittels OAuth2) weitergeleitet.
Haben Sie eine eigene Domain bei Gmail oder Outlook in Verwendung, können Sie im nächsten Schritt noch manuell Gmail oder Outlook wählen (siehe Screenshot).
Der Zugriff zum Versenden mittels Gmail oder Outlook funktioniert in dem Fall direkt über eine OAuth2 Authentifizierung, dh: Sie genehmigen den Zugriff von FreeFinance direkt bei Gmail oder Outlook und müssen keine Benutzernamen/Passwort für den Mailzugang in FreeFinance eingeben. Folgen Sie den Schritten in Gmail oder Outlook, bis Sie wieder zu FreeFinance zurückkehren.
Da leider unser Verifizierung-Prozess noch im Gange ist, stellt uns Google noch als unsicher dar - Sie können (ohne Bedenken) dies wiefolgt bestätigen:
Um die eigenen Mailserver verwenden zu können, sind die Einstellungen zum Zugriff auf Ihren Mailserver erforderlich. Folgende Einstellungen sind durchzuführen:
Optional können auch die folgenden Standardwerte aus Ihrer Mandanteneinstellung für den Mailversand überschrieben werden:
Achtung: Sollte Ihr Mailserver ein selbst erstelltes SSL-Zertifikat haben oder das Zertifikat abgelaufen sein, kann es zu Problemen beim Mailversand kommen.
Klicken Sie auf Einstellungen testen, um die Einstellungen auszuprobieren. Sie erhalten ein Testmail an die E-Mail der Mandanteneinstellung gesendet.
Erstellen Sie unter Rechnungslegung / Übersicht Briefe einen neuen Freien Brief und senden diesen an eine - von Ihrer Absender-Mailadresse abweichende - Empfänger-Mailadresse.
Legen Sie den freien Brief nicht im Doku-Archiv ab, Sie können diesen nach dem Test auch wieder löschen.
⚠️ Mail an die eigene Adresse kommt nicht an? Bei manchen Mailservern wird ein Mail, wenn Absender und Empfänger Sie selbst sind, nicht zugestellt!
Wollen Sie die eingegebenen Mailserverdaten wieder verwerfen, klicken Sie auf Zurücksetzen. Danach wird wieder der Standardmailserver von FreeFinance verwendet.
Sollten Sie eine GMAIL oder Outlook Einstellung mittels SMTP-Versand (nicht Oauth2 wie oben beschrieben) in FreeFinance aktuell eingestellt haben und auf Oauth2 umstellen wollen, müssen Sie auch die aktuell gespeicherten Mailserver Einstellungen zurücksetzen.
Wenn Sie auf das Nachrichten-Symbol beim Avatar klicken, gelangen Sie zur Übersicht über Ihre Nachrichten - sowie weiter zur Nachrichten-Zentrale.
Sollten Probleme bei der verschlüsselten Sendung von Mails bestehen, dh: das Mail kann nicht versendet werden obwohl die Zugangsdaten stimmen, kann mit der Checkbox Zertifikat des Servers immer vertrauen die Zertifikatsprüfung des Mailservers abgeschaltet werden. Dadurch wird der Versand nicht unsicher, sondern nur die Prüfung des Zertifikates und der Zertifikatskette nicht durchgeführt. Damit können die Mails auch verschlüsselt gesendet werden, obwohl sogenannte "Selfsigned-Cerfificates", abgelaufene Zertifikate oder nicht durchgehende Zertifikatsketten verwendet werden.
Es ist darauf zu achten, dass Benutzernamen und Passwort richtig eingegeben werden, die Host-Details zutreffen und die Einstellungen für Verschlüsselung korrekt sind. Details zum Host erfahren Sie bei Ihrem Anbieter.
Beim Versand über die Outlook-Infrastruktur ist eine OAuth2 und 2-Faktor-Authentifizierung nötig.
Handelt es sich bei der angegebenen Mailadresse um eine outlook.com-Domain, begleitet automatisch ein Assistent die nächsten Authentifizierungsschritte.
Sollte es sich um eine eigene Domain handeln, die aber über Outlook verwaltet wird, wählen Sie "Outlook" als Dienstleister.
Wann kann es vorkommen, dass die Authentifizierung mittels OAuth2 nicht funktioniert und ein Fallback auf SMTP nötig ist?
Freigegebene Postfächer (Shared Mailboxes) sind momentan leider nicht unterstützt
⚠️ Bei Home-Accounts bei Microsoft kann oftmals kein OAuth verwendet werden (im Vergleich zu Business-Accounts).
In den Fällen kann es nötig sein, SMTP-Authentifizierung einzuschalten, Details in der Microsoft Hilfe.
Die Anmeldung schlägt plötzlich fehl, oder es findet sich im Aktivitätsprotokoll diese Meldung?
"Due to a configuration change made by your administrator, or because you moved to a new location, you must use multi-factor authentication to access '{resource}'."
Tipp 1: Navigieren Sie zu Security > Authentication methods > Settings" (EN) | Authentifizierungsmethoden > Verwalten > Einstellungen (DE)
a) Report suspicious activity > State "Deactivated" | Verdächtige Aktivität melden: Zustand soll lauten "Deaktiviert"
b) Die Einstellung „System-preferred multifactor authentication“ muss auf "Disabled lauten" lauten
Leider ist der Defaultwert meist anders gesetzt. | Menüpunkt > "Vom System bevorzugte Multi-Faktor-Authentifizierung" muss auf Zustand "Deaktiviert" lauten.
Tipp 2:
TX-Eintrag am Domain Server checken:
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all Zeit 1 Stunde sollte gesetzt sein
Tipp 3:
Azure Center > Eigenschaften > Sicherheitsstandards (unten) > Link "Sicherheitsstandards verwalten": Zustand "Deaktiviert"
Tipp 4:
Bitte stellen Sie im Admin Center unter "Aktive Benutzer" sicher, dass für den relevanten Benutzer die Multi-Faktor-Authentifizierung deaktiviert ist.
Tipp 5:
Bitte prüfen, ob im Admin Center > Benutzer > E-Mail > Apps verwalten, die verfügbaren Optionen aktiviert sind.
Beim Versand der über die Gmail-Infrastruktur ist eine OAuth2 und 2-Faktor-Authentifizierung nötig.
Handelt es sich bei der angegebenen Mailadresse um die gmail.com-Domain, begleitet automatisch ein Assistent die nächsten Authentifizierungsschritte.
Sollte es sich um eine eigene Domain handeln, die aber über Google verwaltet wird, wählen Sie "Google" als Dienstleister.