Mailserver Einstellung

Übersicht

Die erweiterten Benachrichtigung - Mailservereinstellungen werden für die Module:

  • Rechnungslegung
  • Registrierkassa

verwendet. Durch die Verwendung des eigenen Mail-Servers werden alle Geschäftsdokumente über den eigenen Mailserver, und nicht über die Mailserver von FreeFinance versendet. Damit können etwaige Probleme mit Spam, SPF, etc vermieden werden und etwaige unzustellbare Mails werden auch an den Mandanten direkt retourniert.

Voraussetzung

Die Voraussetzung für die Verwendung der erweiterten Benachrichtigungen ist das Modul Erweiterte Benachrichtigungen und eigenen Mailserver.

E-Mail Server Einstellungen

Im Menüpunkt “Mein Profil” finden sie jetzt das neue Feature: “Benachrichtigungen” - klicken Sie auf dieses.

Hier werden Sie jetzt zwei Unterpunkte sehen:

  1. Der “Mail-Server” bietet Ihnen nun die Möglichkeit ihre Rechnungen und E-Mails über ihren eigenen Mail-Server zu schicken
  2. Mit dem nächsten Punkt: “Benachrichtigungen” können Sie zu allen wichtigen Abgabeterminen für z. B. die UVA Meldung eine Benachrichtigung einschalten, welche Sie in einem von ihnen gewünschten Abstand erinnern wird.

Weiters können Sie auf das Nachrichten Symbol  im Header klicken um eine kleine Übersicht ihrer neuesten Nachrichten zu bekommen oder um zur Nachrichten-Zentrale zu navigieren.

Um den Mail-Server einzustellen,

  1. navigieren Sie zum Unterpunkt “Mail-Server”
  2. geben Sie alle notwendigen Daten ein
    • falls Sie die benötigten Daten nicht kennen, kontaktieren Sie bitte ihren E-Mail Anbieter

Um die eigenen Mailserver verwenden zu können, sind folgende Einstellungen durchzuführen:

  • Hostname: Ihre Domain (URL) unter der Ihre Mailserver erreichbar ist
  • Portnummer: Der Port des Mailservers, unter dem die Ausgangserver erreichbar ist. Der Standardport wird durch das Setzen der Verschlüsselung automatisch gesetzt.
  • Absender überschreiben: Vom Standard wird die Mailadresse des Mandant verwendet. Es kann hier eine eigene Mailadresse definiert werden.
  • Absendername überschreiben: Vom Standard wird der Name des Mandanten (Firmenname oder Vor- und Nachname) als Mail-Absendetname verwendet. Es kann hier ein eigener Absendername definiert werden
  • Antwort-An-Adresse: Dies ist die Standard-Antwort-Adresse, wenn der Empfänger auf die E-Mail antwortet. Vom Standard wird die Mailadresse des Mandant verwendet. Es kann hier eine eigene Mailadresse definiert werden.
  • Verschlüsselung: Soll eine verschlüsselte Übertragung der Mails erfolgen? Die Verschlüsselung hängt von Ihrem E-Mail-Server ab. Details erfahren Sie bei Ihrem Anbieter. Wir empfehlen dringend eine verschlüsselte Übertragung der E-Mails.
  • Zertifikat des Servers immer vertrauen: Sollten am Mailserver eigene Zertifikate (self signed certificates) oder der Server nicht die komplette Zertifikatskette bis zum Root-Zertifikat (certificate key chain) beim SSL Handshake austauschen können, ist mit diesem Kontrollkästchen die Zertifikatsprüfung des Mailservers ausschaltbar, dh: es wird dem Zertifikat immer vertraut.
  • Authentifizierung: Beim Versenden der Mails wird Ihr Mailserver verwendet. Zum Versenden sind normalerweise Benutzer und Passwort benötigt. Die unterstützten Authentifizierungsmethoden erfahren Sie bei Ihrem Anbieter.
  • Benutzername: Wird eine Authentifizierung gewählt, tragen Sie den Benutzernamen hier ein
  • Passwort: Wird eine Authentifizierung gewählt, tragen Sie das zum Benutzernamen passende Passwort hier ein

Achtung: Sollte Ihr Mailserver ein selbst erstelltes SSL-Zertifikat haben oder das Zertifikat abgelaufen sein, kann es zu Problemen beim Mailversand kommen.

Mailserver testen

Klicken Sie auf Einstellungen testen um die Einstellungen auszuprobieren. Sie erhalten ein Testmail an die E-Mail der Mandanteneinstellung gesendet.

Zurücksetzen

Wollen Sie die eingegebenen Mailserverdaten wieder verwerfen, klicken Sie auf Zurücksetzen. Danach wird wieder der Standardmailserver verwendet.