Beste* Buchhaltungssoftware für Psychotherapeuten in Österreich

Die ÖGK verlangt eine bezahlte, detaillierte Honorarnote mit Behandlungsdaten, Behandlungsdauer, Diagnose, Patientendaten einschließlich Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer sowie Angaben und Stempel des Leistungserbringers. Zusätzlich ist ein Zahlungsnachweis erforderlich. Bei Barzahlung kann das der Saldierungsvermerk sein. Eine allgemeine Rechnung ohne diese Angaben führt leicht zu Rückfragen. FreeFinance kann wiederkehrende Honorarnoten, fortlaufende Nummern, Zahlungsstatus und Bankabgleich organisieren. Die für den Zuschuss nötigen Gesundheitsdaten sollten dabei auf das erforderliche Maß begrenzt werden.

Vor der zweiten psychotherapeutischen Sitzung muss eine ärztliche Untersuchung bestätigt sein. Dauert die Behandlung länger als zehn Sitzungen, ist ab der elften Sitzung eine Bewilligung erforderlich. Der Antrag sollte deshalb mit ausreichendem Vorlauf vorbereitet werden. Die Praxis sollte Bestätigung, Antragsstatus und Sitzungsnummer im PVS führen, nicht in einer bloßen Zahlungsliste. In FreeFinance gehören anschließend Honorarnote, Zahlung und Beleg zusammen. So bleiben fachliche Bewilligungslogik und Finanzprozess getrennt, während fehlende Unterlagen vor Rechnungsfreigabe über eine interne Checkliste auffallen können.

Bei wöchentlich reservierten Psychotherapieterminen sollten Absagefrist, mögliche Höhe, Ausnahmen und Kontaktweg vor Beginn transparent vereinbart und die Zustimmung dokumentiert werden. Ein No-Show ist keine abgehaltene Sitzung und darf weder bestätigt noch für einen Kostenzuschuss aufbereitet werden. Ob ein Anspruch besteht, hängt vom Vertrag, der Ursache, einer Ersatzbelegung und anzurechnenden Ersparnissen ab. FreeFinance kann eine getrennte Privatforderung und Mahnung verwalten. 

Heilbehandlungen im Rahmen der Tätigkeit als eingetragener Psychotherapeut sind grundsätzlich nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG steuerbefreit. Nicht jede Einnahme desselben Psychotherapeuten fällt unter diese Befreiung: Supervision, Unternehmensberatung, Vorträge, Seminare oder reine Persönlichkeitsentwicklung können außerhalb der Befreiung liegen. Deshalb sollten Therapie, Ausbildung, Coaching und sonstige Angebote bereits in Leistungsstammdaten und Erlöskonten getrennt werden. FreeFinance kann verschiedene Steuerschlüssel abbilden, die rechtliche Einordnung der konkreten Leistung sollte jedoch dokumentiert und mit der Experten abgestimmt werden.

Es sollte festgelegt werden, ob jede Sitzung sofort, monatlich gesammelt oder in einem anderen transparenten Rhythmus verrechnet wird. Entscheidend ist, dass Sitzungsdatum, Rechnung, Zahlung und gegebenenfalls Kostenzuschussunterlagen eindeutig zusammenpassen. Ein Bankabgleich erkennt, welche Honorarnoten bezahlt sind. FreeFinance bietet Bankanbindung, Honorarnoten und Mahnwesen.

Eine Praxisgemeinschaft teilt Kosten, nicht automatisch Behandlungen oder Honorare. Schriftlich sollte vereinbart werden, wer Mieter ist, wie Raumzeiten, Reinigung, Empfang, Telefon und Software verteilt werden und welche Belege jeder Beteiligte erhält. Patienten sollten erkennen können, mit wem der Behandlungsvertrag besteht. Rechnungsnummern, Bankkonten und Zugriffsrechte sind entsprechend zu trennen. In FreeFinance benötigt jede rechtlich selbstständige Einheit einen passend eingerichteten Mandanten.