Reisekosten für Dienstreise [von Steuer absetzen]

Dienstreisen | Betriebliche Reisen | Reisekosten steuerliche Absetzbarkeit

Tagesgelder

Tagesgeld stellt ebenso eine Aufwandsentschädigung zur Deckung von Ausgaben, die im Zuge von Dienstreisen entstehen, dar. Diese Beträge können daher bei dienstlichen Reisekosten als Aufwand deklariert werden und entsprechend bei der Reisekostenabrechnung steuerlich abgesetzt werden.

Im Zuge der Absetzung der Tagesgelder stehen wie folgt zu - der maximale Tagsatz beträgt aktuell 26,40 EUR (siehe § 26 EStG):

• Für jede angefangene Stunde im Ausmaß von 1/12 des Tagsatzes
• Nach Verwaltungspraxis auch bei eintägigen Reisen über 11 Stunden: Im Ausmaß des vollen Tagsatzes

Zu beachten: Grundsätze für die Reisekosten im Sinne der Tagesgelder

• Auch bei Nachweis: Es sind keine höheren (tatsächlichen) Aufwendungen möglich.
• Bei neuem Mittelpunkt der Tätigkeit (sprich die Reise dauert länger als 5 Tage): Die Differenz vom 1,5-fachen des Inlandssatzes darf für alle, den 5. Tag übersteigenden, Tage herangezogen werden.

Nächtigungsgelder

Nächtigungsgelder im Inland sind entweder in der tatsächlichen, belegbaren Höhe anzusetzen oder pauschal mit 15,00 EUR pro Nacht zu verwenden.

Für Nächtigungsgelder im Ausland gelten wiederum gesonderte Regelungen, die vom Bundesministerium für Finanzen in der Reisegebührenvorschrift (RGV) definiert werden - siehe dazu §§ 25, 26 RGV 1955.

Zu beachten für die Absetzbarkeit von Nächtigungsgeldern im Zuge von dienstlichen Auslandsreisen:

• Bei Auslandsreisen muss der Zweck der Reise genau angegeben werden, da sie sonst als Urlaubsreisen eingestuft werden.
• Ist der Grund betrieblich veranlasst sowie nicht mit privaten Tätigkeiten kombiniert, ist darüber Aufzeichnung zu führen und die Reise wird entsprechend der Regelungen und Sätze als Aufwand anerkannt.
• Die Vorsteuer darf bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern wiederum überall abgezogen werden.

Alternative Nächtigungsgelder: Tatsächliche Nächtigungskosten

Alternativ zu den pauschalen Nächtigungskosten können auch die tatsächlichen Kosten verrechnet werden. Folgende Details zu den beiden Alternativen sind zu beachten:

Tatsächliche Kosten

• Grundsätzlich keine Obergrenze
• Nur bis Höchstbetrag
• Ausnahme: Aus- oder Fortbildung (z.B. Kongressbesuch)

Pauschalsatz

• Umfasst Nächtigung und Frühstück
• Nicht möglich bei unentgeltlicher Nächtigung

Dienstreisen im Inland | Umsatzsteuer & Vorsteuerabzug | Reisekosten Inland vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer

Im Zuge von ausschließlich durch geschäftlichen Betrieb bedingte Reisen im Inland besteht die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs:

Werden die pauschalen Beträge der Diäten und Nächtigungsgelder in Anspruch genommen, können 9,0909 % als Vorsteuer (Anwendung des 10-prozentigen Steuersatzes) für Inlandsreisen herausgerechnet und abgezogen werden. Diese Regelung ist abgebildet in Paragraf 13 UStG. Die entsprechenden Steuersätze sind in Paragraf 10 UStG abgebildet.

Zu beachten: Diese Regelungen gelten auch für Unternehmer aus EU-Mitgliedstaaten in Österreich!

Nachweis für die Finanzverwaltung | Dokumentation Reisekosten | Steuervorteile aus betrieblichen Fahrten

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, die genaue Dokumentation der Reisen ist aber eine Voraussetzung für die Geltendmachung der steuerlichen Vorteile hinsichtlich entstandener Reisekosten.

Die Finanzverwaltung verlangt keine bestimmte Form der Fahrtendokumentation - je klarer und nachvollziehbarer bzw. detaillierter diese aber ist, umso eher kann mit ihr als Nachweis auch Geld vom Finanzamt zurückgeholt werden.

Alle Details zum Fahrtenbuch inklusive der bequemsten Lösung der Reisedokumentation direkt per App finden Sie hier:

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