Reisekosten bei Dienstreisen | Betrieblich veranlasse Reisen Inland & Ausland | Steuerliche Absetzung

Reisekosten für Dienstreise [von Steuer absetzen]

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Alle ausschließlich einer beruflichen Tätigkeit dienenden Reisen (bzw. Fahrten) können zur Gänze als Aufwand angesetzt und die dabei entstandenen Reisekosten steuerlich abgesetzt werden. Das beinhaltet sowohl tatsächliche Reisekosten wie beispielsweise die Treibstoffkosten für Firmenwagen, Kosten für Zug- oder Flugticket, Taxi, Hotel sowie Verpflegung, als auch die sogenannten fiktiven Kosten wie Kilometergeld für Privat-PKW, Nächtigungsgelder und Diäten.

Reisekosten Österreich: Übersicht

Dienstreisen | Betriebliche Reisen | Reisekosten steuerliche Absetzbarkeit


Grundsätzlich können alle Reisen bzw. die daraus entstehenden Kosten zur Gänze als Aufwand angesetzt werden, wenn diese ausschließlich der beruflichen Tätigkeit dienen.

Im Zuge von jeder Reise, also auch von dienstlichen Reisen, fallen gewisse Reisekosten an. Entstehen diese Reisekosten also durch dienstlich notwendige Reisen bzw. Fahrten, können sie entsprechend als (betrieblicher) Aufwand deklariert und von der Steuer abgesetzt werden.


Was zählt zu den Reisekosten?

Zu den Reisekosten zählen die tatsächlich anfallenden Kosten bzw. Posten wie die folgenden, die im Zuge der steuerlichen Absetzbarkeit geltend gemacht werden können:

  • Treibstoff für das Firmenfahrzeug
  • Zugtickets
  • Flugtickets
  • Taxikosten
  • Hotelkosten
  • Verpflegungskosten (auch bezeichnet als: Diäten)

Auch sogenannte fiktive Reisekosten können als Aufwand geltend gemacht werden - dazu gehören:

  • Kilometergeld für die Fahrten im Privatfahrzeug
  • Nächtigungsgelder
  • Diäten


Verpflegungskosten: Diäten bei Dienstreisen als Teil der Reisekosten

Weiterführende Details zu den steuerlich absetzbaren Diäten, also Verpflegungskosten, im Zuge einer Dienstreise finden Sie hier:

Weiterlesen zu: Diäten - Verpflegungsgelder Dienstreise


Reisekosten privates Fahrzeug: Kilometergeld

Wenn ein privates Fahrzeug nur gelegentlich, das heißt konkret gemäß Bestimmungen jedenfalls zu weniger als 50 %, für dienstliche bzw. betriebliche Fahrten verwendet wird, kann auch das amtliche Kilometergeld  in Höhe von 0,42 EUR pro Kilometer als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

Weiterführende Informationen zum Kilometergeld finden Sie hier:

Weiterlesen zu: Amtliches Kilometergeld in Österreich


Für dienstliche Kilometer und dabei entstehende Kosten für Arbeit- und Dienstnehmer gibt es in Österreich die Pendlerpauschale sowie den damit verbundenen Anspruch auf den sogenannten Pendlereuro. Die Details dazu finden Sie hier:

Weiterlesen zu: Pendlerpauschale in Österreich

Zu beachten: Reisekosten und Mittelpunkt der Tätigkeit - 5/15-Tages-Regel

Grundsätzlich muss auf den Mittelpunkt der Tätigkeit geachtet werden. Der Mittelpunkt der Tätigkeit ist wie folgt definiert:

  • Die Tätigkeit wird durchgehend länger als fünf Tage am Einsatzort durchgeführt. Nur diese ersten 5 Tage dürfen als Aufwand abgesetzt werden. Nach einer Pause von mindestens sechs Monaten ist die Reise an diesen Einsatzort wieder als Aufwand verwendbar.

  • Die Tätigkeit wird regelmäßig wiederkehrend am Einsatzort mindestens ein Mal pro Woche durchgeführt.

  • Die Tätigkeit wird innerhalb eines Kalenderjahres mehr als 15 Tage durchgeführt. Es dürfen in diesem Fall nur 15 Tage als Aufwandsposten verrechnet werden.

  • Bei Reisen im Ausland gilt eine eigene Regelung: Die Differenz vom 1,5-fachen des Inlandssatzes darf für alle den 5. Tag übersteigenden Tage herangezogen werden.

Reisekosten: Tagesgelder & Nächtigungsgelder

Dienstreisen | Betriebliche Reisen | Reisekosten steuerliche Absetzbarkeit


Tagesgelder

Tagesgeld stellt ebenso eine Aufwandsentschädigung zur Deckung von Ausgaben, die im Zuge von Dienstreisen entstehen, dar. Diese Beträge können daher bei dienstlichen Reisekosten als Aufwand deklariert werden und entsprechend bei der Reisekostenabrechnung steuerlich abgesetzt werden.

Im Zuge der Absetzung der Tagesgelder stehen wie folgt zu - der maximale Tagsatz beträgt aktuell 26,40 EUR (siehe § 26 EStG):

  • Für jede angefangene Stunde im Ausmaß von 1/12 des Tagsatzes
  • Nach Verwaltungspraxis auch bei eintägigen Reisen über 11 Stunden: Im Ausmaß des vollen Tagsatzes

Zu beachten: Grundsätze für die Reisekosten im Sinne der Tagesgelder

  • Auch bei Nachweis: Es sind keine höheren (tatsächlichen) Aufwendungen möglich.
  • Bei neuem Mittelpunkt der Tätigkeit (sprich die Reise dauert länger als 5 Tage): Die Differenz vom 1,5-fachen des Inlandssatzes darf für alle, den 5. Tag übersteigenden, Tage herangezogen werden.


Nächtigungsgelder

Nächtigungsgelder im Inland sind entweder in der tatsächlichen, belegbaren Höhe anzusetzen oder pauschal mit 15,00 EUR pro Nacht zu verwenden.

Für Nächtigungsgelder im Ausland gelten wiederum gesonderte Regelungen, die vom Bundesministerium für Finanzen in der Reisegebührenvorschrift (RGV) definiert werden - siehe dazu §§ 25, 26 RGV 1955.

Zu beachten für die Absetzbarkeit von Nächtigungsgeldern im Zuge von dienstlichen Auslandsreisen:

  • Bei Auslandsreisen muss der Zweck der Reise genau angegeben werden, da sie sonst als Urlaubsreisen eingestuft werden.
  • Ist der Grund betrieblich veranlasst sowie nicht mit privaten Tätigkeiten kombiniert, ist darüber Aufzeichnung zu führen und die Reise wird entsprechend der Regelungen und Sätze als Aufwand anerkannt.
  • Die Vorsteuer darf bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern wiederum überall abgezogen werden.


Alternative Nächtigungsgelder: Tatsächliche Nächtigungskosten

Alternativ zu den pauschalen Nächtigungskosten können auch die tatsächlichen Kosten verrechnet werden. Folgende Details zu den beiden Alternativen sind zu beachten:

Tatsächliche Kosten

  • Grundsätzlich keine Obergrenze
  • Nur bis Höchstbetrag
  • Ausnahme: Aus- oder Fortbildung (z.B. Kongressbesuch)

Pauschalsatz

  • Umfasst Nächtigung und Frühstück
  • Nicht möglich bei unentgeltlicher Nächtigung

Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland: Vollständige Liste mit Gebührenstufen

Die vollständige Aufstellung der Auslandsreisekostensätze je Kontinent und Land mit den jeweiligen Sätzen für Tages- und Nächtigungsgebühr in den entsprechenden Gebührenstufen finden Sie in hier!

Tag- & Nächtigungsgelder Inland: Vorsteuerabzug

Dienstreisen im Inland | Umsatzsteuer & Vorsteuerabzug | Reisekosten Inland vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer


Im Zuge von ausschließlich durch geschäftlichen Betrieb bedingte Reisen im Inland besteht die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs:

Werden die pauschalen Beträge der Diäten und Nächtigungsgelder in Anspruch genommen, können 9,0909 % als Vorsteuer (Anwendung des 10-prozentigen Steuersatzes) für Inlandsreisen herausgerechnet und abgezogen werden. Diese Regelung ist abgebildet in Paragraf 13 UStG. Die entsprechenden Steuersätze sind in Paragraf 10 UStG abgebildet.

Zu beachten: Diese Regelungen gelten auch für Unternehmer aus EU-Mitgliedstaaten in Österreich!

 

Vorsteuerabzug bei Dienstreisen im Ausland

Zu beachten: Für Auslandsreisen darf keine Vorsteuer abgezogen werden!

Reisekosten: Dokumentation der Dienstreisen

Nachweis für die Finanzverwaltung | Dokumentation Reisekosten | Steuervorteile aus betrieblichen Fahrten


Das Führen eines Fahrtenbuchs ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, die genaue Dokumentation der Reisen ist aber eine Voraussetzung für die Geltendmachung der steuerlichen Vorteile hinsichtlich entstandener Reisekosten.

Die Finanzverwaltung verlangt keine bestimmte Form der Fahrtendokumentation - je klarer und nachvollziehbarer bzw. detaillierter diese aber ist, umso eher kann mit ihr als Nachweis auch Geld vom Finanzamt zurückgeholt werden.

Alle Details zum Fahrtenbuch inklusive der bequemsten Lösung der Reisedokumentation direkt per App finden Sie hier:

Weiterlesen zu: Fahrtenbuch

Reisekosten in der Buchhaltung

Reisekostenerfassung und Synchronisierung mit der Buchhaltung | Alles aus einer Hand


Wenn Sie beruflich viel unterwegs sind - ob mit Firmenwagen oder Privatfahrzeug - und nach einer bequemen und effizienten Lösung für die Erfassung und Abrechnung Ihrer Reisekosten suchen - dann finden Sie auf der unten verlinkten Seite alle Details zur vollständig in die Buchhaltung integrierbaren Reisekostenfunktionalität - alles aus einer Hand mit Kilometerbuch, Fuhrparkstammdaten und Reisekosten- und Diätenberechnung:

  • Einfache übersichtliche Erfassung der Diäten
  • Berücksichtigung der gesetzlichen 5-  und 15-Tagesregeln
  • Einfache Eingabe der Reise und automatische Berechnung der Tag- und Nächtigungsgelder
  • Kilometerbuch einfach mit manumeter App tracken
  • Kilometerbuch inklusive GPS-Tracking und NFC-Tags
  • Reisen mit Grenzübertritt einfach einzugeben
  • Automatische Prüfungen gemäß Gesetzesvorgaben


Direkt zu: Reisekosten vollständig in die Buchhaltung integriert

Reisekosten App: Fahrten erfassen & Reisekosten synchronisieren

Mühsames Führen des Kilometerbuchs und langwierige Prozesse durchlaufen, um die Mitschrift in die Buchhaltung zu übertragen sowie die Reisekosten zu erfassen und zu synchronisieren - das war einmal.

Mit FreeFinance und der kostenlosen App manumeter, dem mobilen Kilometerbuch kombiniert mit dem Reisekostenmodul, können Fahrten einfach und unkompliziert am Smartphone oder Tablet erfasst werden und direkt mit der Buchhaltung synchronisiert werden. manumeter ist kostenlos für iOS und Android erhältlich.


Direkt zur bequemsten Lösung für die Erfassung der dienstlichen Fahrten und Reisekosten finden Sie hier:


Detailseite zu manumeter: Fahrten direkt per App erfassen

Dokumentation der Fahrten per App - so einfach gehts:
 

  1. manumeter App herunterladen
  2. Ihre Einstellungen vornehmen: FreeFinance-Benutzername, Passwort und Ihre Mandanten-Nummer eingeben
  3. Haben Sie bereits Fahrzeuge oder Fahrten in FreeFinance eingegeben, werden diese sofort synchronisiert
  4. Jetzt einfach Fahrten eingeben oder automatisch mit GPS aufzeichnen
  5. Speichern

Die häufigsten Fragen zum Thema Reisekosten

Zu den absetzbaren Reisekosten gehören jene Kosten, die im Zuge einer Reise entstehen. Das können Transportkosten, aber auch Verpflegungskosten, Reisenebenkosten und sogar Übernachtungskosten sein.

Selbstverständlich - Sie können Ihre Fahrten ganz einfach direkt unterwegs erfassen und mit der FreeFinance-Buchhaltung synchronisieren!

Mit der kostenlosen App manumeter, dem mobilen Fahrten- und Kilometerbuch, können Fahrten einfach und unkompliziert am Smartphone oder Tablet erfasst werden und direkt mit der Buchhaltung synchronisiert werden. manumeter ist kostenlos für iOS und Android erhältlich.

Die Reisekosten können dabei direkt mit dem Reisekostenmodul von FreeFinance oder FinanzFenster synchronisiert werden.

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Für die noch bequemere Aktivierung der Erfassung fragen Sie uns einfach nach den NFC-Tags für die Anbringung in Ihrem Fahrzeug (nur für Android)!

Weitere Informationen finden Sie auf der Detailseite zu manumeter!

Ja!
Die dienstlichen Reisen, also auch jene mit Grenzübertritt, lassen sich mit FreeFinance bequem und einfach berechnen:

  • Sie geben einfach die Eckdaten Ihrer Geschäftsreise ein
  • FreeFinance berechnet automatisch die korrekten Ausgabenbeträge

Mit dem Modul Reisekosten ist die Aufzeichnung von Reisen im Kilometerbuch und Erfassung von Diäten direkt möglich.

Die Aufzeichnung erfolgt durch Eingabe der Reisezeiten, Länder oder von/bis Kilometer: Die daraus resultierenden Ausgabenbeträge werden automatisch erstellt.

Das Modul gliedert sich in zwei Bereiche:

  • Reisekosten Einstellungen: Grundlegende Einstellungen

  • Reisekosten: Erfassung der Daten & automatische Übergabe an die E/A-Rechnung

BUCHHALTUNG ENDLICH EINFACH

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Siehe auch

Quellen