Buchhaltung | Registrierkasse

Ihre Registrierkassen-Lösung von FreeFinance

Sofern Sie der Registrierkassenpflicht unterliegen, kommt die Registrierkassen-Lösung von FreeFinance infrage. In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre FreeFinance-Registrierkasse in Windeseile startklar machen und bereits in wenigen Minuten Ihren ersten Bon drucken.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Seit der RKSV 2017 ist unter gewissen Umständen eine Registrierkasse zu führen. Wenn Sie gemäß dieser Bestimmungen eine Registrierkassa brauchen, erfahren Sie In diesem Artikel wie Sie mit Ihrer FreeFinance Registrierkassa startklar werden und Ihre rechtskonformen Bons drucken können. 

Lesen Sie alles zu den grundsätzlichen Bestimmungen in unserem weiteren Ratgeber Registrierkassenpflicht in Österreich

Benötige ich eine Registrierkasse?

Grob gesprochen benötigen Sie eine Registrierkassa, sobald 

  • der Jahresumsatz je Betrieb € 15.000,- und
  • die Barumsätze dieses Betriebes € 7.500,- im Jahr 

Details zur Registrierkassenpflicht

Alle Regelungen rund um die Registrierkassenpflicht finden Sie in unserem Ratgeber Registrierkassenpflicht in Österreich.

Prüfen Sie dazu am besten Ihre bisherigen Barumsätze in FreeFinance über Meine Belege > Ausgangsrechnungen und wählen bei der Option "Bezahlt auf" die Belegart 2700 Kassa.

Erste Schritte zu Ihrer FreeFinance-Registrierkassa

  • Belegarten
    Wir empfehlen als ersten Schritt pro anzulegender Kassa eine vollkommen neue Kassa-Belegart (Konto) anzulegen. Duplizieren Sie dafür bitte das Standard-Kassa-Konto 2700 und benennen es entsprechend um.
  • Zahlungsmittelkonto
    Im nächsten Schritt nehmen Sie die Erstellung eines Zahlungsmittelkontos mit dieser neu angelegten Kassa-Belegart (Konto) vor.

Ihre Signatureinrichtung

Ihre Signatureinrichtung haben Sie mit dem Feature "Registrierkassa" ebenfalls bezogen, diese muss noch bei A-Trust "abgeholt" werden.

Geben Sie dafür eine der drei möglichen Identifikationsmöglichkeiten an und klicken Sie auf Registrieren.

Kassa erstellen

Die Kassaeinstellung umfasst sowohl die Kassa-Namen und Nummern als auch die Layout-Einstellungen. Die Layout-Anpassungsmöglichkeiten des Barbelegs reichen von A4-Belegen bis zu Bondrucker für 80mm breite Bondrucker, die PDF-Dateien drucken können. Beispiel hierfür ist der Epson TM-T20II. Details unter Registrierkassa Einstellungen

Kassa aktivieren

Ist die Kassa fertig erstellt und die Signatur von A-Trust registriert, können Sie die Kassa aktivieren. Die Signatur ist automatisch ausgewählt.

Lesen Sie Informationen im Dialog durch und wenn Sie einverstanden sind, aktivieren Sie die Kassa.

Bei erfolgreicher Aktivierung, wird der Startbeleg sofort erstellt und die Kassa ist einsatzbereit.

Details hierzu in den Einstellungen

Melden von Signatur und Kassa ans Finanzamt

Sowohl Signatur als auch Kassa müssen zeitnah an das Finanzamt gemeldet werden. Dies kann entweder direkt (händisch) in FinanzOnline erfolgen oder aber automatisch mittels Direktschnittstelle an FinanzOnline übertragen werden.

Möchten Sie Ihre Meldungen automatisch mittels Schnittstelle an FinanzOnline übertragen, muss dafür ein Webservicebenutzer in FinanzOnline angelegt werden.

Noch keinen Webservice-Benutzer?

Damit sich FreeFinance mit Ihrem FinanzOnline verbinden kann, muss dort zuerst ein sogenannter Webservice-Benutzer angelegt werden. Diese Anmeldedaten können dann in FreeFinance hinterlegt werden. Ihr klassischer Online-Zugang zu FinanzOnline funktioniert dafür leider nicht.

FinanzOnline WebserviceBenutzer Anlegen

Ist der Zugang korrekt eingerichtet, können Sie folgende Informationen direkt an FinanzOnline übermitteln:

  • Signaturinformation
  • Kassainformationen beim Aktivieren der Kassa
  • Beendigungsmeldung einer Kassa
  • Prüfung einzelner Belege direkt mit FinanzOnline.

Signatur melden

Der Dialog zeigt die Signaturinformationen. Wird manuell in FinanzOnline gemeldet, sind diese Informationen mittels Copy/Paste händisch zu übertragen. Ist die Direktschnittstelle zum Finanzamt aktiviert, kann die Übertragung auch automatisch erfolgen.

Kassa melden

Der Dialog zeigt die Information zur Kassa. Wird manuell in FinanzOnline gemeldet, sind diese Informationen mittels Copy/Paste händisch zu übertragen. Ist die Direktschnittstelle zum Finanzamt aktiviert, kann die Übertragung auch hier direkt und automatisch erfolgen.

Startbeleg prüfen

Innerhalb von 7 Tage nach Aktivierung muss der Startbeleg geprüft werden. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Haben Sie die Direktmeldung Finanzamt - und damit die Kassa und Signaturerstellungseinheit bereits an FinanzOnline gemeldet - können Sie dies direkt einfach in den Berichten > Datenerfassungsprotokoll durch Klick auf das Symbol  "Jetzt prüfen".
  • Ansonsten ist die Prüfung direkt in FinanzOnline oder mit der App von FinanzOnline händisch vorzunehmen. Nähere Details zu den Die BMF-Apps sowie das Handbuch

Der Kassenstand in der FreeFinance-Kassa sollte stets mit dem tatsächlichen Inhalt in Ihrer Kassa übereinstimmen.

Damit Sie Ihre Kasse starten konnten, musste der Kontostand auf der hinterlegten Belegart auf 0 sein. Wenn Sie jetzt das Wechselgeld bzw. den bisherigen Saldo wieder angeben möchten, so erfassen Sie diesen Anfangsbestand bitte als Bargeldeinlage einbuchen:

  • Entweder den Saldo der im 1. Schritt (Kassa auf Null setzen) als Bargeldentnahme ausgebucht wurde wieder einbuchen oder
  • Den tatsächlichen Anfangsbestand der Kassa wieder als Bargeldeinlage einbuchen

Signatur erneuern

Alle 5 Jahre läuft Ihre Signatur ab und muss erneut gekauft werden. Zur Aktualisierung der Signatur sind folgende Schritte notwendig:

Signaturprodukt bestellen

Navigieren Sie zu "Mein Abo" und bestellen das Zusatzprodukt "Signatureinrichtung".

Wählen Sie auf Wunsch weitere Produkte oder klicken Sie einfach auf Weiter und führen Sie die Bestellung zu Ende. Durch die Bestellung erwerben Sie ein Signaturzertifikat mit einer Gültigkeit von 5 Jahren für alle Ihre Registrierkassen eines Mandanten (dh einer Buchhaltung). Dh: Sie müssen das Zertifikat nur ein mal (1x) für alle Ihre Kassen eines Mandanten bestellen.

Wichtig: Sie benötigen nur eine (1) Signatur für alle Kassen eines Mandanten (dh: einer Buchhaltung).

Sie sehen nun direkt unter dem Produkt Registrierkassa eine weitere Produktzeile mit vorausgewählter Checkbox: Signaturzertifikat a.sign RK ONLINE.

Überblick über die Funktionen

Testkassa

Zum Start wird eine Testkassa automatisch angelegt. Die Testkassa dient zum Testen, Training oder für Schulung. Eine Testkassa verbucht keine Salden in die Buchhaltung und ist auch nicht in der Rechnungslegung für Bargeldeingang verwendbar. Sie erstellen damit keine RSKV-konformen Bons (kein QR-Code).

Dashboard - Alle Funktionen auf einen Blick

Im Registrierkassa-Dashboard sind alle Funktionen auf einen Blick dargestellt:

Barbeleg (Bareinnahme, Bons) erstellen

Erstellen Sie Ihre Barbelege (Bons) und drucken diese aus!

Nähere Informationen zu neue Bareinnahmen-Belege erstellen

E-Mail Versand

Die erstellten Bons können als PDF-Dateien per E-Mail an die Kunden versendet werden. E-Mail Vorlagen und die direkte Verwendung von Kundendaten sind möglich.

Bar-Entnahmen und Bar-Einlagen

In diesem Tutorial-Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Bar-Einlagen in die Kassa erfassen, um zB: den Anfangsstand (Bar-Einlage) der Kassa einzugeben.

Bar-Entnahmen sind vor allem für die Einzahlung der Tageslosung auf ein Bankkonto wichtig.

Nähere Informationen zu Bareinlagen oder -entnahmen einstellen

Tagesabschluss für Ihre Buchhaltung

Damit Sie Ihre Registrierkassen-Umsätze auch automatisch in die Buchhaltung übertragen können, legen Sie in der Registrierkasse die Tagesabschlüsse an.

Nähere Informationen zu Tagesabschluss, Monatsabschluss und Verbuchen in die Buchhaltung.

Berichte & Auswertungen

Finden Sie alle notwendigen und hilfreichen Berichte

  • Periodenbericht zum Auswerten der Kassa-Einnahmen pro Tag, Monat oder Jahr
  • Warengruppenbericht (gemäß Artikelstamm)
  • Bedienerbericht (Benutzer sind jeweils die bei FreeFinance angemeldeten Benutzer)
  • Datenerfassungsprotokoll inkl. der Detailaufstellung aller eingegebenen Belegen.

Jahresbeleg melden

Über das Datenerfassungsprotokoll können Sie sowohl jeden beliebigen Beleg prüfen, als auch den Startbeleg und Jahresbeleg melden. Der Jahresbeleg wird mit dem Abschluss des letzten Kalender-Monats automatisch angelegt. Klicken Sie dort auf das Symbol "Beleg prüfen".

Nähere Informationen zu den Berichten.

Zusammenfassung

Mit der Registrierkassa von FreeFinance erstellen Sie in wenigen Schritten RKSV-konforme Registrierkassenbons. Vom Kauf der Funktion bis zum Druck Ihres ersten Bons müssen Sie nur die in diesem Artikel beschriebenen Schritte zur Aktivierung erledigen, mit diesem Ratgeber gelingt Ihnen das Einrichten Ihrer neuen Registrierkassa - und das ganz ohne neuer Hardware. 

BUCHALTUNG ENDLICH EINFACH

Mit FreeFinance wird die Buchhaltung wesentlich einfacher und Sie sparen damit auch wertvolle Zeit.

30 Tage kostenlos testen

Häufige Fragen

Es stehen drei Optionen zum Druck von Barbelegen zur Verfügung:

  • Bons im A4-Format
  • Bons für 80mm "webprintfähige" Bondrucker gedruckt
    • Epson TM-T20II
    • Epson TM-T88V
  • Bons für 58mm Bondrucker des Herstellers STAR

Für die mobile Applikation (App) sind für den direkten Druck vom Tablet aus aktuell die Drucker von STAR möglich.

Gerne nehmen wir Ihre Modelle auf, die Sie erfolgreich mit FreeFinance im Einsatz haben!

Geeignete USB-Barcode-Scanner (die sich wie eine Tastatur verhalten) können bei entsprechender Barcode-Erfassung im Artikelstamm bereits jetzt in Kombination mit einem PC oder Laptop zur Artikel-Auswahl bei Rechnungen genutzt werden. Es gibt prinzipiell auch Bluetooth-Barcode-Scanner, die für Tablets/Smartphones geeignet sind!

Über den Kontoauszugslader besteht die Möglichkeit, CSV-Dateien aus einem externen Registrierkassen-System in FreeFinance zu importieren und die Salden in Ihrer Buchhaltung zu verbuchen.

Als Cloud-Software-Dienstleister bieten wir leider keinen Hardware-Support und bieten keine Hardware-Pakete (Geräte wie spezielle Bondrucker, Kassenlade, Kundendisplay).

Der als PDF-Datei generierte Barbeleg kann auf einem Drucker Ihrer Wahl ausgedruckt werden - bei aufrechter Internetverbindung.

Seit RKSV 2017 zeigt Ihr Bon alle notwendigen Details:

  • Kassen-Identifikationsnummer
  • Tag und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
  • Maschinenlesbarer Code, dieser enthält
    • Kassenidentifikationsnummer
    • Fortlaufende Nummer des Barumsatzes
    • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
    • Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
    • Umsatzzähler (verschlüsselt)
    • Seriennummer Signaturzertifikat
    • Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes

Zusätzlich können Sie Logo, sowie die Inhalte zu Kopfzeile und Fußzeile angeben.