Rechnung schreiben mit FreeFinance

Rechnung schreiben: Vorlage & Erklärung

Egal, ob Großunternehmen, EPU oder Start-up - bei der Rechnungslegung müssen bestimmte Formvorschriften eingehalten werden. Den Großteil der Rechnungslegung kann man aber automatisieren und dabei auch noch Zeit sparen.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

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Rechnung - Auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  • Wenn Sie ein Produkt verkaufen oder eine Dienstleistung erbringen, sind Sie durch die Bestimmungen zur Umsatzbesteuerung in der Regel dazu verpflichtet, eine Rechnung zu stellen.
  • Wichtig dabei ist, dass Sie bestimmte Formvorschriften einhalten, da sonst die Rechnung im schlimmsten Fall nicht rechtsgültig ist.
  • Damit Sie auch gegenüber Ihren Kunden einen professionellen Eindruck hinterlassen, haben wir eine Rechnungsvorlage für Sie erstellt, die Sie gerne nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und praktischerweise im Word-Format verfügbar.

Wer muss eine Rechnung stellen?

Erklärung | Definition

Erbringt ein Unternehmen eine Lieferung oder Leistung, muss eine Rechnung ausgestellt werden. Liegt die Verpflichtung zum Schreiben von Rechnungen vor, so muss dem innerhalb von sechs Monaten nachgekommen werden.

In aller Regel können Sie also davon ausgehen, dass Sie eine Rechnung schreiben müssen.

Was muss auf der Rechnung stehen?

Unterscheidung | Rechnungslegung

Die Pflichtangaben einer Rechnung in Österreich richten sich nach der Höhe des Rechnungsbetrags. Dabei wird zwischen drei verschiedenen Rechnungen unterschieden:

Kleinbetragsrechnung - Rechnung bis 400 Euro

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 Euro inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigt, genügen folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des Unternehmers
  • Menge und Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Tag/Zeitraum der Lieferung/Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
  • Steuersatz
  • Ausstellungsdatum

Die vereinfachten Bestimmungen für Rechnungen bis 400 Euro gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen. Diese Rechnungen müssen jedenfalls einen Hinweis auf die Steuerbefreiung sowie die UID-Nummer des Unternehmers und des Abnehmers enthalten.

Rechnungen bis 10.000 Euro

Bei Rechnungen bis 10.000 Euro müssen folgende Informationen auf der Rechnung angegeben werden, damit die Rechnung auch vom Finanzamt akzeptiert wird:

  1. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
  2. Menge und Art der Leistung oder Lieferung
  3. Tag/Zeitraum der Leistung oder Lieferung
  4. Entgelt für die Leistung oder Lieferung und anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  5. Summe der Steuer
  6. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
  7. Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID) des Unternehmens
  8. UID-Nummer des Leistungsempfängers (auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über 10.000 EUR inkl. USt, weiters, wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht)
  9. Bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Hinweis auf diese (z.B. Antiquitätenhandel)
  10. Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt: Steuerbetrag zusätzlich in Euro angeben

Rechnung ab 10.000 Euro

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 Euro inkl. USt übersteigt, ist die UID-Nummer des Kunden unter folgenden Voraussetzungen anzuführen:

  • Der leistende Unternehmer muss im Inland entweder seinen Wohnsitz, Sitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder seine Betriebsstätte haben
  • Die Leistung muss für das Unternehmen des Kunden ausgeführt werden.

Verfügt der Kunde über keine gültige UID-Nummer (z.B. Kleinunternehmer) oder gibt er diese nicht an, hat das für den leistenden Unternehmer keine Konsequenzen.

Es genügt der Hinweis “Keine UID angegeben“. Hat der Kunde nur eine ausländische UID-Nummer, ist diese anzugeben. Die Richtigkeit der UID-Nummer muss nicht geprüft werden!

Rechnung hat nicht alle Angaben - was passiert?

Formvorschriften | Bestimmungen

Im schlimmsten Fall wird bei einer Überprüfung der Rechnungsbetrag aberkannt, es kann die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden oder die Rechnung wird nur zu Teilen anerkannt. Das kann empfindliche Nachzahlungen mit sich bringen, gerade wenn es um größere Beträge geht.

Kleinunternehmer Rechnung

Keine UID-Nummer | Merkmale

Wer in Österreich als Unternehmer die Umsatzgrenze von 35.000 Euro (netto) für das Geschäftsjahr nicht überschreitet, fällt unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung.

Stellt man als Kleinunternehmer eine Rechnung aus, muss auf der Rechnung folgender Hinweis vermerkt sein:

Umsatzsteuerbefreit - Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994

Tipp: Worauf Sie als Unternehmer achten müssen, sofern Sie unter die Kleinunternehmergrenze fallen, können Sie in unserem Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung nachlesen.

Rechnung Vorlage

Vorlage zur Verwendung | Hilfe für die Praxis

Um Ihnen das Schreiben der Rechnung so einfach wie möglich zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Rechnungsvorlage (im Word-Format) nutzen und verwenden.

Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf der Rechnung gemacht und alle Formvorschriften eingehalten werden!

Rechnung Vorlage Download

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Von ansprechender Gestaltung der Rechnung bis zur Mahnung bzw. zum Geschäftsbrief, über das Verwalten der Stammdaten bis zur Integration in Ihre Buchhaltung - mit FreeFinance erledigt sich das Erstellen und Ausstellen der Rechnungen beinahe von allein. Obendrein sparen Sie Zeit und Nerven, kommen schneller an Ihr Geld.

Selbstverständlich werden die erforderlichen Rechnungsmerkmale an eine Rechnung in Österreich automatisch in FreeFinance generiert - das spart Ihnen wertvolle Zeit und gibt Ihnen das gute Gefühl der Sicherheit!

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5 Tipps aus der Praxis

Erfahrungen aus der Praxis | Rechnungslegung einfach

Rechnungen schreiben kann mehr als eine reine Notwendigkeit sein. Mit ein wenig Aufwand können Sie viel aus Ihrer Rechnungslegung herausholen:

  1. Achten Sie auf ein professionelles Rechnungsdesign. Mit einer schön strukturierten Rechnung unterstreichen Sie Ihre Professionalität.
  2. Überprüfen Sie alle notwendigen Rechnungsmerkmale. Letztlich kommen Sie schneller an Ihr Geld, wenn alle Rechnungsdetails stimmen.
  3. E-Mail-Rechnung: Übermitteln Sie Ihre Rechnungen per Mail. Das spart Papier und schont damit die Umwelt. Außerdem macht es ihre Rechnungslegung noch komfortabler.
  4. Kundenbindung: Schaffen Sie Kaufanreize, welche die Kunden dazu bewegen, wieder bei Ihnen zu kaufen. Gutscheine oder spezielle Rabatte eignen sich dafür perfekt. Weisen Sie auf der Rechnung auf diese Vorteile bei einem erneuten Kauf hin.
  5. Automatisierung: Versuchen Sie, die Rechnungslegung so weit wie möglich zu automatisieren. Das spart wichtige Zeit, die Sie für andere Dinge in Ihrem Unternehmen benötigen.

Fragen und Antworten

Ja, Sie dürfen eine(n) Quittung/Kaufbeleg ausstellen - wir empfehlen folgende Inhalte:

  • Name und Adresse des Verkäufers
  • Name und Adresse des Käufers
  • Datum des Verkaufs bzw. der Rechnung
  • Gegenstand des Verkaufs, eventuell nähere Beschreibung, wie Alter, Zustand, Menge etc.
  • Gesamter Verkaufspreis (ohne Steuer, da von Privatperson)
  • Optional: Zusatz der Lieferung bzw. Bezahlung, z.B. "Bezahlt am", "Computer übergeben am"
  • Optional: Unterschrift beider Parteien

Im B2B-Bereich muss eine Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach erbrachter Leistungen oder Lieferungen ausgestellt werden. Dasselbe gilt auch bei  Dienstleistungen oder Lieferungen in Verbindung mit einem Grundstück an private Personen.

Auch wenn Sie eine Rechnung für eine grenzüberschreitende Lieferung oder Leistung ausstellen, müssen Sie eine Rechnung innerhalb von 6 Monaten stellen.

Bei Rechnungen besteht eine Verjährungsfrist von 3 Jahren.

Quellen: WKO & oesterreich.gv.at

Sie erstellen die Rechnung in Ihrem Layout mit folgenden Inhalten:

  • Name und Adresse des Verkäufers
  • Name und Adresse des Käufers
  • Datum des Verkaufs bzw. der Rechnung
  • Gegenstand des Verkaufs, eventuell nähere Beschreibung wie Alter, Zustand, Menge etc.
  • Gesamter Verkaufspreis mit Hinweis 0 % Umsatzsteuer gemäß Kleinunternehmer-Regelung, siehe Kleinunternehmer-Hinweis
  • Optional: Zusatz der Lieferung bzw. Bezahlung, z.B. Bezahlt am, Übergeben am
  • Optional: Unterschrift beider Parteien

Mehr zur Kleinunternehmerregelung und Kleinunternehmerrechnung bzw. Rechnungslegung bei Kleinunternehmern finden Sie hier!

Quellen: