Inkasso

Rechnungswesen | Forderungen | Betreibung offener Forderungen

Inkasso - was bedeutet das?

Inkasso bedeutet Eingang oder auch Einziehung. Inkasso im geläufigen Sinn steht für das Betreiben offener Forderungen, also das Einbringen der Geldbeträge bei offenen Forderungen.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Was versteht man unter dem Begriff Inkasso?

Der Begriff Inkasso leitet sich vom italienischen „incasso“ ab und bedeutet Eingang oder Einziehung. Das Inkassoverfahren meint den Vorgang, offene Forderungen und somit fällige Geldbeträge einzuziehen: Ein Inkassounternehmen wird mit der Betreibung der Forderung beauftragt, es soll die Einziehung der Forderung betreiben und dadurch die fälligen Beträge von Schuldnern möglichst rasch einbringen.

Keine Lust auf Buchhaltung?

Mit FreeFinance aus 🇦🇹 macht Papierkram Spaß!

Testen!

Kennen Sie schon...

Unseren neuesten Ratgeber zum Thema Selbständig machen?

Weiterlesen!

Inkasso: Übersicht

Rechnungswesen | Mahnwesen | Betreibung offener Forderungen | Inkassoverfahren

Das Inkasso, genauer Inkassoverfahren, stellt eine Möglichkeit dar, wie man als Unternehmen fällige Geldbeträge von Kunden einbringen kann. Dabei handelt es sich um einen Weg, die Betreibung der offenen Forderungen gegenüber Kunden, die eine Rechnung trotz Fälligkeit noch nicht bezahlt haben, auszulagern:

Der Vorgang der Eintreibung der Geldbeträge wird an ein Inkassounternehmen, umgangssprachlich oft Inkassobüro genannt, ausgelagert. Im Zuge des Inkassoverfahrens treibt dann das damit beauftragte Inkassounternehmen die Schulden aus offenen Rechnungen ein - daraus ergibt sich, dass dieses Inkassounternehmen das Forderungsmanagement für Kunden übernimmt.

Kunden eines Inkassounternehmens wiederum sind Firmen, denen gegenüber Kunden offene Rechnungen nicht bezahlt haben und - im Regelfall - der geforderte Zahlungseingang auch durch Ausstellen von Mahnungen erfolgt ist.

Inkasso: Auslagerung der Forderungsbetreibung

Rechnungswesen | Betreibung offener Forderungen durch Auslagerung | Inkassoverfahren


Ein Unternehmen hat als Teil des eigenen Rechnungswesens üblicherweise auch ein sogenanntes Mahnwesen. Das kommt zum Tragen, wenn Kunden des Unternehmens fällige Rechnungen trotz erfolgter Leistung oder Lieferung durch das Unternehmen nicht fristgerecht bezahlen.

Das Unternehmen, also der Gläubiger, hat gegenüber dem Kunden mit Zahlungsverzug, also dem Schuldner, mehrere Möglichkeiten:

  • Es kann die Begleichung der offenen Rechnung mittels Mahnwesen herbeizuführen versuchen

  • Es kann direkt nach verstrichener Zahlungsfrist den Rechtsweg bei Gericht beschreiten

  • Es kann aber auch, üblicherweise im Zuge des Mahnwesens, ein Inkassounternehmen damit beauftragen, die offene Forderung zu betreiben und das fällige Geld einzubringen

Auch das beauftragte Inkassounternehmen kann die Forderung durch ein- bis mehrmalige Mahnungen an den Kunden betreiben oder ebenfalls den Rechtsweg beschreiten - das wiederum ist sowohl gleich oder nach erfolgten Mahnungen, sofern immer noch kein Zahlungseingang vorliegt, möglich.

Die Beauftragung eines Inkassounternehmens bedeutet also, dass das Unternehmen sein Forderungsmanagement gegenüber den schuldhaften Kunden auslagert und den kompletten Prozess der Eintreibung der Schulden inklusive anfallendem Zahlungsverkehr von dieser Firma abwickeln lässt.

Inkasso: Zwei Varianten des Inkassoverfahrens

Betreibung offener Forderungen durch Auslagerung | Varianten des Inkassoverfahrens


Wenn ein Unternehmen für das (weitere) Betreiben einer offenen Forderung ein Inkassounternehmen beauftragt, dann hat es im Regelfall zwei Varianten, die Auslagerung des Forderungsmanagements zu gestalten:


Einziehung der Schulden durch Auftrag an das Inkassounternehmen

Das Unternehmen mit der offenen Forderung gegenüber dem Schuldner erteilt dem Inkassounternehmen den Auftrag und die Vollmacht, die Forderung zu betreiben und den offenen Betrag einzuziehen. Hierbei ergibt sich allerdings das Risiko für den Gläubiger, dass das Unternehmen auf den Forderungsverlusten sitzen bleibt, wenn nämlich die Schulden und damit das ausstehende Geld auch vom Inkassounternehmen nicht eingetrieben werden können - Stichwort Zahlungsunfähigkeit des Schuldners.


Forderungsabtretung an das Inkassounternehmen

Die zweite Variante ist, dass der Gläubiger die offene Forderung an das Inkassounternehmen abtritt. Das heißt, die offene Rechnung mit der betreffenden Rechnungssumme wird dem Inkassounternehmen verkauft - und dieses trägt dann auch das Risiko des Forderungsausfalls, wenn die Forderung auch vom Inkassounternehmen nicht eingebracht werden kann. Das ist vor allem der Fall, wenn der Schuldner zahlungsunfähig ist.

Ablauf des Inkassoverfahrens

Betreibung der Forderungen | Ablauf des Verfahrens durch das Inkassounternehmen


Vom Inkassounternehmen wird zunächst auch der außergerichtliche Weg beschritten:

  • 1. Mahnverfahren: Es wird ein Mahnverfahren eingeleitet sowie ein entsprechendes Inkasso-Schreiben an den Schuldner ausgestellt.

Wenn dieser außergerichtliche Weg auch nicht zum Zahlungseingang führt, wird durch das Inkassounternehmen - genauso wie es als letzte Konsequenz vom Gläubiger selber gemacht werden kann oder würde - der Rechtsweg beschritten:

  • 2. Gerichtliches Inkasso: Im Modell via Inkasso wird ein gerichtliches Inkasso vorgenommen und ein Vollstreckungsverfahren eingeleitet.

Der Effekt in der Praxis ist dabei oft, dass Schuldner spätestens dann zahlen, wenn der Vollstreckungsbescheid aus dem gerichtlichen Inkasso ausgestellt wird. Sollte jedoch auch dann noch nicht gezahlt werden, bleibt nur die Möglichkeit einer Zwangsvollstreckung:

  • 3. Zwangsvollstreckung: Als letzte direkte Möglichkeit zur Einbringung der Beträge ist die Zwangsvollstreckung vorgesehen, die wiederum gerichtlich angeordnet und durch einen Gerichtsvollzieher durchgeführt wird.

Wenn der Schuldner zahlungsunfähig ist, kann auch keine gerichtliche Vollstreckung durchgeführt werden. Nun kann das Inkassounternehmen mit einer sogenannten Titelüberwachung beauftragt werden oder das Inkassounternehmen kann diese selbst vornehmen, wenn die Forderung an dieses abgetreten wurde:

  • 4. Titelüberwachung: Die Titelüberwachung bedeutet, dass die Vermögenslage des Schuldners für den Zeitraum von bis zu 30 Jahren unter Beobachtung steht und gegebenenfalls die offene Forderung zu einem späteren Zeitpunkt eingetrieben werden kann.

Inkasso: Funktion im unternehmerischen Mahnwesen

Unternehmerisches Mahnwesen | Mehrstufige Mahnung | Auslagerung der Forderungsbetreibung


In Österreich hat sich ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert, wobei die 1. Mahnung einer Zahlungserinnerung entspricht und die 3., also letzte, Mahnung eine finale Zahlungsaufforderung inklusive Androhung des Rechtswegs oder eben des Betreibens der offenen Forderung via Inkasso darstellt.

Oft begegnet uns das Inkassoverfahren also als letzte Stufe eines Mahnwesens von Unternehmen gegenüber einem Schuldner. Wenn auch die letzte Mahnung an den Kunden mit Zahlungsrückstand nicht zum geforderten Geldeingang beim Unternehmen führt, wird die weitere Betreibung der offenen Forderung von Unternehmen oft an Inkassounternehmen ausgelagert.

Das Inkassounternehmen übernimmt dann im Auftrag der jeweiligen Firma den Prozess des Eintreibens und somit Einziehens der offenen Beträge - das Inkassounternehmen übernimmt ab erfolgter Beauftragung durch den Gläubiger die Kommunikation mit dem Schuldner und kümmert sich um die offene Forderung sowie damit verbundenen Zahlungsverkehr.

Es gibt aber keine verbindliche Rechtsgrundlage zur Anwendung eines (mehrstufigen) Mahnwesens: Das Unternehmen mit der offenen Forderung kann auch direkt nach Verstreichen der Zahlungsfrist laut ursprünglicher Rechnung die weitere Betreibung direkt an ein Inkassounternehmen auslagern.

Alles Wissenswerte zum Mahnwesen in Österreich

Die Details zum 3-stufigen Mahnwesen in Österreich inklusive Mahnungsvorlagen zur jeweiligen Mahnstufe finden Sie direkt hier:

Weiterlesen zu: Mahnwesen und Mahnung schreiben in Österreich

Inkasso: Kosten

Betreibung offener Forderungen durch Auslagerung | Kosten im Zuge des Inkassoverfahrens


Im Zuge der Betreibung der Forderungen durch ein Inkassounternehmen entstehen zusätzliche Kosten - einerseits für den Auftraggeber des Inkassounternehmens, also den Gläubiger, andererseits für den Schuldner, dazu gehören auch die Inkassokosten wie Zinsen, Spesen und Mahngebühren.

Die zusätzlichen Kosten für die Schuldnerseite werden entsprechend zusätzlich zum offenen Rechnungsbetrag als Inkassogebühren in Rechnung gestellt.

Die Gebühren sowie deren jeweilige Höchstsätze setzen sich wie folgt zusammen.


Auftraggebergebühren - Das Inkassounternehmen kann dem Gläubiger folgende Posten verrechnen:

  • Für jede Forderung gesondert Auftragsgebühren, die im Vorhinein zu entrichten sind
  • Ermittlung der Anschrift der Schuldner, zuzüglich Barauslagen
  • Ermittlung von Einkommens- oder Vermögensverhältnisse der Schuldner, zuzüglich Barauslagen
  • Prozentsatz auf die Beträge, um die sich die Schuld durch Leistungen des Schuldners oder eines Dritten zugunsten des Schuldners während der Vertragsdauer mindert


Schuldnergebühren: Das Inkassounternehmen kann dem Schuldner folgende Posten verrechnen:

  • Allgemeine Bearbeitungskosten bei Forderungen
  • Erste Mahnung bei Forderungen
  • Zweite Mahnung bei Forderungen
  • Dritte Mahnung und jede weitere Mahnung mit gleichem Höchstsatz wie bei der zweiten Mahnung
  • Telefoninkasso, Ratenzahlungsvereinbarungen, Stundungsvereinbarungen und außergerichtliche Vergleichsvereinbarungen mit jeweils gleichem Höchstsatz wie bei der zweiten Mahnung
  • Anschriftenerhebung, zuzüglich Barauslagen
  • Wegentgelt, zuzüglich Reisekosten
  • Ermittlung der Einkommens- oder Vermögensverhältnisse, zuzüglich Barauslagen
  • Evidenzhaltung pro angefangenes Vierteljahr bei Forderungen

Die aktuell gültigen Gebührenbeträge und Höchstsätze in tagesaktueller Fassung finden Sie hier:

Direkt zu: Höchstsätze der Inkassoinstituten gebührenden Vergütungen

BUCHHALTUNG ENDLICH EINFACH

Mit FreeFinance wird die Buchhaltung wesentlich einfacher und Sie sparen damit auch wertvolle Zeit.

30 Tage kostenlos testen

Siehe auch

Aus unserer Ratgeber-Serie für Unternehmer und jene, die es werden wollen:

Selbstständig machen in Österreich

Quellen