Rechnung schreiben mit FreeFinance

Honorarnote schreiben einfach: Vorlage, Muster & Erklärung

Die Honorarnote ist eine Rechnung, die insbesondere von Freiberuflern (z.B. Architekten, Ärzten, Rechtsanwälten, Steuerberatern, usw.) und freien Dienstnehmern für ihre Leistungen ausgestellt wird.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

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Honorarnote - Auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  • Rechnung und Honorarnote sind in Österreich grundsätzlich das Gleiche. Sowohl für das Einreichen einer Honorarnote sowie für das Stellen einer Rechnung müssen bestimmte Formvorschriften, abhängig vom Rechnungsbetrag, eingehalten werden.
  • Gerade Freiberufler stellen üblicherweise Honorarnoten aus. Gewerbetreibende schreiben für gewöhnlich eine Rechnung.
  • Auf der Suche nach einer Vorlage zum Download? Mit der Musterhonorarnote von FreeFinance reichen Sie Ihre Honorarnote in wenigen Minuten rechtskonform ein (ohne Anmeldung).

Was ist eine Honorarnote?

Erklärung | Definition

Die Honorarnote wird vor allem für die Abrechnung kleinerer Nebentätigkeiten verwendet, bei denen kein Arbeitsverhältnis besteht und der jeweilige Auftragnehmer auch kein eigenes Unternehmen führt. Beim Ausstellen von Honorarnoten sind, genauso wie bei der Rechnungslegung, bestimmte Kriterien zu erfüllen und gewisse Angaben unerlässlich.

Als Faustregel gilt auch hier: Je höher die in Rechnung gestellten Beträge sind, desto mehr Angaben sieht die Gesetzgebung für die Honorarnote vor.

Insbesondere für den allfälligen Vorsteuerabzug ist es Bedingung, dass die Honorarnote korrekt ausgestellt wird.

Unterschied zwischen Honorarnote und Rechnung

Unterscheidung | Rechnungslegung

Rechnung und Honorarnote sind in Österreich im Grunde das Gleiche. Eine gewisse Unterscheidung hat sich im Rahmen von bestimmten Berufsgruppen eingebürgert. So werden Honorarnoten vor allem von Freiberuflern & Freelancern verwendet, während Gewerbetreibende zumeist Rechnungen stellen. Es gelten jedoch dieselben Formvorschriften.

Pflichtangaben auf der Honorarnote

Formvorschriften | Merkmale

Eine grobe Unterscheidung hinsichtlich der Formvorschriften ergibt sich aus dem Betrag der Honorarnote.

Pflichtangaben bei einer Honorarnote bis 400 EUR (ggf. inkl. USt.)

  • Name, Anschrift der liefernden bzw. leistenden Person
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung
  • Tag der Leistung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt (hat)
  • Entgelt für die Lieferung bzw. Leistung (brutto inkl. Umsatzsteuer, oder netto mit Hinweis auf Steuerbefreiung - siehe nächster Punkt der Aufzählung!)
  • Anzuwendender Steuersatz (oder: bei Umsatzsteuerbefreiung aufgrund der Kleinunternehmerregelung der Hinweis auf die Steuerbefreiung: "Umsatzsteuerbefreit - Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG")
  • Ausstellungsdatum

Pflichtangaben der Honorarnote bei Rechnungsbetrag über 400 EUR:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Entgelt ohne USt.
  • Auf das Entgelt entfallender Umsatzsteuerbetrag (mit Steuersatz, z.B. USt. 20 %)
  • Im Falle einer Steuerbefreiung: Hinweis, dass für diese Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung vorliegt (beispielsweise "Umsatzsteuerbefreit - Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG")
  • UID-Nummer des liefernden bzw. leistenden Unternehmers
  • Fortlaufende Rechnungsnummer, wobei vom Leistungsempfänger keine Überprüfung vorgenommen werden muss

Zusätzliche Angaben bei Rechnungsbetrag über 10.000 EUR - inkl. USt.:

Weiters gilt, dass bei Honorarnoten in einer Fremdwährung der Steuerbetrag in Euro anzuführen bzw. in Einzelfällen die Umrechnungsmethode anzugeben ist. Außerdem müssen Gutschriften auch als solche bezeichnet werden.

Zu beachten: Die in den Honorarnoten angegebenen Einnahmen müssen am Ende des Jahres im Rahmen der Einkommensteuererklärung versteuert werden!

Was passiert, wenn eine Rechnung nicht die erforderlichen Vorschriften erfüllt?

Im schlimmsten Fall wird bei einer Überprüfung der Rechnungsbetrag aberkannt, es kann die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden oder die Rechnung wird nur zu Teilen anerkannt. Das kann empfindliche Nachzahlungen mit sich bringen, gerade, wenn es um größere Beträge geht.

Die gute Nachricht vorweg: mit der Buchhaltungslösung von FreeFinance sind Sie in puncto geforderter Pflichtangaben auf einer Rechnung immer auf der sicheren Seite.

Honorarnote Muster & Vorlage

FreeFinance Vorlagen | Tools für die Praxis

Um Ihnen das Legen einer Honorarnote so einfach wie möglich zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Honorarnotenvorlage (im Word-Format) nutzen und verwenden.

Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben in der Honorarnote gemacht und je nach Höhe des in Rechnung gestellten Betrags alle Formvorschriften eingehalten werden!

Honorarnote Muster Download

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Fragen und Antworten

Die sogenannte Honorarnote ist genauso eine Rechnung, die insbesondere von Freiberuflern (z.B. Architekten, Ärzten, Rechtsanwälten, Steuerberatern, usw.) und freien Dienstnehmern für ihre Leistungen ausgestellt wird, um damit die Kosten für die erbrachten Leistungen in Rechnung zu stellen.

Beim Ausstellen von Honorarnoten sind, genauso wie bei der Rechnungslegung, bestimmte Merkmale zu erfüllen und bestimmte Angaben unerlässlich.

Die Faustregel gilt auch hier: Je höher die in Rechnung gestellten Beträge sind, desto mehr Angaben sieht die Gesetzgebung für die Honorarnote vor.
Vor allem für den allfälligen Vorsteuerabzug ist es Bedingung, dass die Honorarnote korrekt ausgestellt wird.

Die Formvorschriften an die Honorarnote entsprechen den Formvorschriften, die im Zuge der Rechnungslegung zu beachten. Die genaue Auflistung der Formvorschriften, Merkmale und Anforderungen an Rechnungen und Honorarnoten finden Sie in den entsprechenden Kapiteln dieses Ratgebers.

Ein Muster, wie eine Honorarnote aussehen kann und welche Angaben diese zu enthalten hat, finden Sie auf dieser Seite!

Eine Vorlage des Honorarnoten-Musters in Form eines Word-Dokuments zum Download finden Sie auch hier!

Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben in der Honorarnote gemacht und, je nach Höhe des in Rechnung gestellten Betrags, alle Formvorschriften eingehalten werden!

Quellen: