Firmenbuch

Unternehmensgründung | Betriebswirtschaft | Steuerrecht

Firmenbuch | Firmenbucheintrag 2021: Was bringt es?

Das österreichische Firmenbuch ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem alle relevanten Firmeninformationen von registrierten Unternehmen zu finden sind. Der Firmebucheintrag entspricht der Registrierung eines Unternehmens in diesem Verzeichnis.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Was ist das Firmenbuch?

Das österreichische Firmenbuch ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem alle relevanten Firmeninformationen zu finden sind. Für Einzelunternehmen ist die Eintragung bis zum Umsatz von 700.000 Euro in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren bzw. 1.000.000 Euro für ein Jahr nicht verpflichtend. Was also bringt ein freiwilliger Eintrag?

Was ist das Firmenbuch?

Das österreichischen Firmenbuch (früher „Handelsregister“ genannt) ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem alle wichtigen Informationen (Sitz des Unternehmens, Eigentümerstruktur, Gesellschaftsverträge, usw.) zu den eingetragenen Unternehmen zu finden sind. Das Firmenbuch besteht aus dem Hauptbuch und einer Urkundensammlung.

  • Im Hauptbuch sind alle firmenrelevanten Informationen wie Sitz, Anschrift, zeichnungsberechtigte Personen und Geschäftszweig des Unternehmens zu finden.

  • Die Urkundensammlung des Firmenbuchs bietet eine Sammlung an relevanten Dokumenten rund um das jeweilige Unternehmen, wie z.B. Jahresabschluss, Gesellschaftervertrag und Bilanz.

Das Firmenbuch wird vom zuständigem Firmenbuchgericht geführt. In den Bundesländern sind das die jeweiligen Landesgerichte, in Wien ist das Handelsgericht zuständig.

Firmenbuchnummer (FN)

Jedes im Firmenbuch eingetragene Unternehmen erhält zudem eine eindeutige Identifikationsnummer – die sogenannte Firmenbuchnummer (FN). Diese Firmenbuchnummer bleibt unabhängig vom Unternehmen bestehen. Ändern sich also der Name oder die Rechtsform des Unternehmens, die Adresse oder Eigentümerverhältnisse, kann das betroffene Unternehmen mit der Firmenbuchnummer trotzdem identifiziert werden. Das gilt selbst dann, wenn das Unternehmen seine Tätigkeit einstellt - dann können über eine historische Firmenbuchabfrage die Informationen rund um das Unternehmen eingeholt werden. 

Die Firmenbuchnummer besteht aus einer maximal sechsstelligen Zahl, der als Prüfzeichen ein Kleinbuchstabe folgt. Nachfolgend finden Sie ein passendes Beispiel dazu:

Firmenbuchnummer (Beispiel): FN 493225 m

Warum gibt es den Firmenbucheintrag?

Das Firmenbuch hat die Aufgabe, allen beteiligten Parteien im täglichen Geschäftsverkehr die Möglichkeit zu bieten, Informationen über eingetragene Unternehmen einzuholen. Beispielsweise kann ein Unternehmen Informationen über die Legitimität eines anderen Unternehmens einholen, bevor etwa ein Vertragsabschluss über eine Kooperation vorgenommen wird.

Wer muss sich in das Firmenbuch eintragen?

Alle Personen- und Kapitalgesellschaften sowie Genossenschaften sind dazu verpflichtet, sich in das Firmenbuch einzutragen. Im Konkreten umfasst das die Rechtsformen:

  • OG (Offene Gesellschaft)
  • KG (Kommanditgesellschaft)
  • GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
  • AG (Aktiengesellschaft)
  • Genossenschaften

Genau genommen entstehen diese Gesellschaften erst mit der Eintragung im Firmenbuch. Die Eintragung der Gesellschaft ist der eigentlichen Geschäftstätigkeit also vorgelagert.

Eine GmbH entsteht beispielsweise mit der Eintragung ins Firmenbuch und kann erst danach ihre Geschäftstätigkeit aufnehmen. Den genauen Ablauf finden Sie in unserem Ratgeber zur Unternehmensgründung.

Für Einzelunternehmen ist die Eintragungspflicht vom Umsatz abhängig und  muss jedenfalls erfolgen, wenn in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren ein Umsatz von 700.000 Euro erwirtschaftet wird. Ebenfalls ist die Eintragung verpflichtend, wenn einmalig ein Umsatz von 1.000.000 Euro in einem Geschäftsjahr erzielt wird.

Freiwillige Eintragung für Einzelunternehmen

Eine freiwillige Eintragung ist - sofern die Umsätze unter den angeführten Grenzen liegen, ab denen eine Eintragung verpflichtend ist -  jederzeit möglich.

Freiwillige Eintragung - wann sinnvoll? 

Es kann für Einzelunternehmen sinnvoll sein, sich freiwillig in das Firmenbuch eintragen zu lassen - und zwar dann, wenn eine Fantasiebezeichnung als "Unternehmensname" gewählt wird.
Zudem wird unter Umständen der Grad der "Seriosität" des eigenen Unternehmens durch eine Eintragung gestärkt.

Dazu ein Beispiel

Frau Berger möchte sich mit einer Werbeagentur selbstständig machen. Sie plant ein Einzelunternehmen und möchte im täglichen Geschäftsverkehr mit ihrem Agenturnahmen "Werbewerkstatt" auftreten. Sie hat ihre Webseite, E-Mail-Signatur, Rechnungen, usw. jeweils mit "Werbewerkstatt" gebrandet.

Sofern sich Frau Berger in das Firmenbuch eintragen lässt, kann sie offiziell die Bezeichnung: "Werbewerkstatt e.U." verwenden.

Wenn Frau Berger keinen Firmenbucheintrag hätte, müsste sie ihren persönlichen Namen stets der Fantasiebezeichnung voranstellen. Also: "Marianne Berger - Werbewerkstatt ".

Für Frau Berger macht es also Sinn, sich in das Firmenbuch eintragen zu lassen, da sie eine Marke aufbauen möchte, die unabhängig von ihrem Namen funktioniert. Im Firmenbuch steht sie dann als "eingetragene Unternehmerin" mit ihrem persönlichen Namen. Der Zusatz "e.U." ist jedenfalls zu führen.

Freiwillige Eintragung - wann nicht? 

Sofern die Eintragung aus umsatztechnischer Sicht nicht notwendig ist, gibt es unter Umständen Fälle, in denen ein Firmenbucheintrag nicht unbedingt sinnvoll ist.

Dazu ein Beispiel

Frau Martis ist Architektin und möchte sich mit einem Architekturbüro selbstständig machen. Sie geht davon aus, dass sie die Umsatzgrenze von 700.000, bzw. 1.000.000 Euro im Jahr der Gründung nicht übersteigen wird.

Frau Martis hat sich in den letzten Jahren einen gewissen Ruf in der Branche erarbeitet und setzt auf ein persönlichkeitsorientiertes Marketing. Sie hat sich dazu entschieden, mit ihrem eigenen Namen auch im Geschäftsleben aufzutreten.

Ein Eintrag "Maria Martis e.U." macht daher, aus Marketingperspektive, nicht unbedingt viel Sinn, da der Name sowieso vorgelagert ist, auch ohne Firmenbucheintrag.

Sie kann also auf die Eintragung verzichten, solange sie die entsprechende Umsatzschwelle nicht erreicht.

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Einsichtnahme ins Firmenbuch - Firmenbuchabfrage

In das Firmenbuch können grundsätzlich alle Einsicht nehmen, es ist ein öffentliches Verzeichnis. Der Einsichtnahme kann entweder direkt bei Gericht, bei Notariaten oder bei verschiedenen Anbietern im Internet erfolgen. Die Abfrage ist in der Regel kostenpflichtig, der Firmenbuchauszug beispielsweise bei Gericht kostet 15,00 EUR (Stand 2021).

Abfrage via Internet

Die Firmenbuchabfrage sowie die Erstellung eines Firmenbuchauszuges sind auch über bestimmte, vom Bundesministerium für Justiz autorisierte, Anbieter möglich.

Unter folgendem Link finden Sie einige Anbieter aufgelistet - sogenannte Verrechnungsstellen, bei denen Sie einen Firmenbuchauszug online anfordern können:

Verrechnungsstellen zur Firmenbuchabfrage

Oder direkt:

Gericht

Bei den jeweiligen zuständigen Gerichten für das Firmenbuch kann die Einsicht persönlich zu den Amtsstunden erfolgen. Ein Ausdruck aus dem Hauptbuch (Firmenbuchauszug) kann angefordert werden.

Zudem können Einsicht in die Urkundensammlung genommen und Kopien angefordert werden. Die Kosten belaufen sich auf je 15 Euro pro Firmenbuchauszug und Jahresabschluss.

Notariate

Notare sind ebenfalls dazu berechtigt, Firmenbuchauszüge zu erstellen (aus dem Hauptbuch) und Firmenbuchauszüge zu beglaubigen.

Was kostet der Firmenbucheintrag?

Die Kosten für die Eintragung in das österreichische Firmenbuch sind je nach gewählter Rechtsform unterschiedlich:

  • Ca. 90 Euro für Einzelunternehmen
  • Ca. 260 Euro für Personengesellschaften (OG, KG)
  • Ca. 400 Euro für die Eintragung einer GmbH

Für Neugründungen und Betriebsübernahmen sind gemäß Neugründungs-Förderungsgesetz (NeuFöG) keine Gebühren zu entrichten. Die Voraussetzung dafür ist eine Beratungsbestätigung der Wirtschaftskammer (Gewerbetreibende) bzw. der Sozialversicherung der Selbstständigen (SVS) (Neue Selbstständige).

Zusammenfassung

Das Firmenbuch ist ein öffentliches Register, in dem die wichtigsten Unternehmensdaten zu finden sind.

Es besteht aus einem Hauptbuch und einer Urkundensammlung. Jedes Unternehmen bekommt eine eindeutige Firmenbuchnummer zugeordnet, anhand derer eine eindeutige Identifikation möglich ist, selbst wenn das Unternehmen nicht mehr existiert. Die Einsicht in das Firmenbuch kann bei Gericht, bei Notariaten und im Internet (verschiedene Anbieter) genommen werden.

Personen- sowie Kapitalgesellschaften entstehen mit der Eintragung im Firmenbuch.

Der Firmenbucheintrag ist für selbstständige Einzelunternehmen bis zu einem Umsatz von 700.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren bzw. einmalig 1.000.000 Euro nicht verpflichtend. Die Eintragung kann dennnoch von Vorteil sein, wenngleich eher aus marketingtechnischen Überlegungen.

Fragen und Antworten

Das Firmenbuch liegt bei den zuständigen Firmenbuchgerichten auf bzw. wird von diesen verwaltet.

In Wien ist das Handelsgericht zuständig, in Restösterreich sind die jeweiligen Landesgerichtshöfe damit betraut. Je nachdem, wo Ihr Unternehmen gemeldet ist (Unternehmenssitz), ist auch das örtliche Firmenbuchgericht zuständig. Eine Liste der jeweiligen zuständigen Gerichte für das Firmenbuch finden Sie auf der Webseite des Unternehmensserviceportal (USP).

Die Firmenbuchnummer ist eine einzigartige Identifikationsnummer, die vom zuständigen Gericht (Firmenbuchgericht) vergeben wird, sobald die Eintragung eines Unternehmens erfolgt. Die Firmenbuchnummer kann nicht bestimmt werden, sondern wird von der Behörde vergeben. Sie ist sozusagen eine eindeutige ID, die jedem Unternehmen eine spezifische Codierung zuweist. Die Firmenbuchnummer besteht aus einer maximal sechsstelligen Zahl, der als Prüfzeichen ein Kleinbuchstabe folgt.

Firmenbuchnummer (Beispiel): FN 493225 m

Grundsätzlich ist das Firmenbuch ein öffentliches Verzeichnis. Das bedeutet, dass die darin enthaltenen Informationen auch für alle zugänglich sind.

Einsicht kann direkt am zuständigen Gericht (zu den Amtsstunden), bei Notariaten oder online (es gibt verschiedene Anbieter) genommen werden.

Der Zusatz e.U. bedeutet "eingetragene Unternehmerin“ oder "eingetragener Unternehmer" und ist zu führen, wenn das Einzelunternehmen im Firmenbuch eingetragen ist.

Weitere Informationen & Quellen

FreeFinance:

Quellen: