Rechnungslegung | Elektronische Rechnung | Rechnung an den Bund | ebInterface

Die elektronische Rechnung

Die elektronische Rechnung, auch E-Rechnung sowie XRechnung (weil XML-basiert) genannt, entstammt den Vorgaben durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU und wurde mit § 368 im Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG) umgesetzt. Diese Norm definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen in Europa.

Ziele der eRechnung sind beispielsweise sofortige Einsparungen bei Porto und Materialkosten, weiters die Ersparnis von Zeit und Personalkosten beim Versand, schnellere Bezahlung und höhere Liquidität, höherer Komfort und weniger Bearbeitungskosten, Schonung der Umwelt und strukturierte und sofort verwendbare Daten.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Die elektronische Rechnung, kurz „eRechnung“ genannt, ist eine EU-weit standardisierte maschinenlesbare elektronische Rechnung, die bestimmte Vorgaben erfüllen muss und in Österreich vor allem durch die öffentliche Verwaltung verlangt wird, wenn diese zu den eigenen Kunden zählt. Bei Erfüllung der Normvorgaben entspricht die eRechnung dem Datenmodell, das in ganz Europa Anwendung findet.

Vorweg ein wichtiger Hinweis zur eRechnung

Nicht zu verwechseln ist die elektronische Rechnung mit der Rechnung, die als Datei beispielsweise im PDF-Format auf elektronischem Weg per E-Mail zugestellt wird (oder in einem Online-Portal heruntergeladen werden kann).

Das Erstellen einer solchen Rechnung ist mit der richtigen Buchhaltungslösung problemlos möglich, hat aber mit der standardisierten eRechnung im XML-Format nichts zu tun.

E-Rechnung: Rechnung per E-Mail?

Oft wird die eRechnung oder auch E-Rechnung mit der Möglichkeit, Rechnungen automatisiert und direkt elektronisch per E-Mail auszustellen, verwechselt. Die in diesem Beitrag gemeinte elektronische Rechnung gemäß österreichischem XML-Standard: ebInterface, hat damit aber nichts zu tun.

Das automatisierte Ausstellen von ansprechenden Rechnungen auf dem elektronischen Weg per E-Mail ist mit der richtigen Buchhaltungslösung, die die Automatisierung in der Rechnungslegung beherrscht, natürlich auch möglich - mit der Rechnungslegung von FreeFinance wird das sogar zum Kinderspiel, rechtskonform und mit ansprechendem, wahlweise eigenem, Layout. Die Details dazu finden Sie in unserer Anwendungshilfe.

Was ist eine E-Rechnung?

eRechnung | Standardisierte elektronische Rechnung laut Normvorgabe


Die eRechnung, oft auch E-Rechnung geschrieben, ist eine standardisierte elektronische und insbesondere maschinenlesbare Rechnung auf XML-Basis.

Im Unterschied zu Rechnungen und Daten im PDF-Format ermöglicht diese Standardisierung auf XML-Basis das Erstellen von strukturierten und sofort verwendbaren Daten. Der österreichische Standard für die eRechnung ist der sogenannte ebInterface.

Was bedeutet ebInterface?

Österreichischer Standard für elektronische Rechnungen | Maschinenlesbare Daten auf Basis XML

 

  • ebInterface ist der österreichische Standard für die elektronische Rechnung. Der elektronische Standard auf XML-Basis (Extensible Markup Language) ermöglicht eine maschinenlesbare eRechnung und vollautomatische Erstellung der Rechnung sowie den vollautomatischen Rechnungseingang.

  • ebInterface wird in Österreich vor allem durch die öffentliche Verwaltung (Bund, Länder, etc.) und ausgewählte Unternehmen (beispielsweise die Österreichische Bundesbahn: ÖBB-Personenverkehr AG) als Standardformat für die Rechnungslegung der strukturierten eRechnungen über das entsprechende Rechnungs-Portal des Bundes angewandt.


Daher hat die eRechnung vor allem Bedeutung, wenn solche Institutionen oder die öffentliche Verwaltung zu Ihren Kunden zählen, da diese seit 2014 nur mehr eRechnungen gemäß ebInterface-Standard akzeptieren.
 

Bitte beachten Sie: E-Rechnungen an den Bund haben besondere Vorschriften!

Abweichend von den allgemeinen Vorgaben des ebInterface-Standards gelten für eRechnungen an den Bund besondere Regeln für das Ausfüllen bestimmter Felder, beispielsweise bei der Auftragsreferenz.

To-do-Liste für die E-Rechnung

Was muss beim Ausstellen von eRechnungen beachtet werden?


Was man als Unternehmer beim Erstellung und Ausstellen von eRechnungen beachten muss, finden sie hier in unserer To-do-Liste für die rechtskonforme eRechnung:

  1. Als Erstes muss, sofern noch nicht vorhanden, eine Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP) vorgenommen werden. Erst wenn man als Unternehmer im USP registriert ist, kann man auch eRechnungen an den Bund ausstellen.

  2. Wenn man die Zugangsdaten erhalten hat, lässt sich in der Administration des Unternehmensserviceportals die Funktion „eRechnung an den Bund“ aktivieren.

  3. Ab der nächsten Anmeldung im USB, nach Aktivierung der Funktion, ist die Anwendung freigeschaltet und es kann durch Aufruf der „eRechnung an den Bund“ eine sichere Verbindung zum System des Bundes hergestellt werden.

  4. Zur Übermittlung der eRechnung haben Sie die Wahl zwischen drei Möglichkeiten:
    Wer über keine Buchhaltungssoftware verfügt, kann die Rechnung in ein Online-Formular eintippen.
    Das Hochladen von ebInterface-XML-Rechnungen ist aber ebenso möglich.
    Die praktischste Variante ist die technische Koppelung des eigenen Softwaresystems mittels „Webservice“.

  5. Wenn die eRechnung übermittelt wurde, wird diese automatisch überprüft - erfüllt sie die Erfordernisse, bekommt der Unternehmer eine Empfangsbestätigung per E-Mail zugesandt. Somit können Sie sich als Rechnungssteller sicher sein, dass Ihre Rechnung angekommen ist und Sie haben einen Beleg, der die erfolgreiche Übermittlung bestätigt.

E-Rechnung mit FreeFinance

Elektronische Rechnung in der Buchhaltung | Automatisierte eRechnung


Mit der FreeFinance-Buchhaltung kann die eRechnung einfach auf Knopfdruck erstellt werden - bei aktivierter eRechnung wird automatisch sowohl eine lesbare PDF-Rechnung als auch eine XML-Rechnung angelegt. Auf beiden Rechnungsformaten wird automatisch ein Vermerk über die Ausstellung in beiden Formaten angebracht.


Ihre Vorteile dabei:

Erstens

Direkte Übermittlung oder Upload (z. B.: Rechnung an den Bund)

Zweitens

Strukturierte Verarbeitung auf der Empfängerseite

Drittens

Fehlervermeidung beim Erfassen der Rechnung auf der Empfängerseite

E-Rechnung an den Bund

Rechtskonforme eRechnung an den Bund direkt in der Buchhaltung


Der einfachste Weg zur eRechnung ist die integrierte Funktion in der FreeFinance-Rechnungslegung:

Bei der eRechnung an den Bund müssen für korrekte Erstellung und Übermittlung unbedingt die folgenden Punkte beachtet werden:

Kundenstamm - Diese Felder müssen im Kundenstamm korrekt gepflegt werden:

  • Meine Lieferantennummer: Diese erhalten Sie von Ihrem Kunden.
  • Filialnummer: Das ist die Einkäufergruppe der Bundesdienststelle Details unter Bundesdienststellen
  • Genaue Firmenanschrift der Bundesdienststelle

Ihre eRechnung an den Bund im XML-Format laden Sie dann über das Unternehmensserviceportal (USP) des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort hoch.

E-Rechnung: Daten und Eingaben

Benötigte Daten und Eingaben bei elektronischen Rechnungen gemäß ebInterface


Die folgenden Informationen über die Verwendung von Daten sind bei der Erstellung von eRechnungen einzugeben:

Kundeninformationen

  • GLN-Nummer: Die GLN-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in ebInterface als Identifikation mit übernommen.

  • DUNS-Nummer: Die DUNS-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in ebInterface als Identifikation mit übernommen.

  • Identifikation: Die Identifikationsnummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in ebInterface als Identifikation mit übernommen.

  • Lieferadresse: Wenn in der Rechnung eine Lieferbedingung eingegeben wird, wird die Lieferadresse mit den Rechnungsadressinformationen befüllt.

Praktische Online-Tools rund um die XML-Rechnung

Generieren

Für eine schnelle XML-Rechnung könnten Sie das folgende Online-Tool der WKO nutzen.

Mit FreeFinance geht das sehr viel bequemer!

Prüfen & Konvertieren

Da die eRechnung im XML-Format vom Menschen nicht wirklich lesbar ist, kann diese auf der folgenden Seite der Wirtschaftskammer Österreich konvertiert und visualisiert werden.

e-Rechnung endlich einfach!

Mit FreeFinance wird die Buchhaltung wesentlich leichter und Sie sparen damit auch wertvolle Zeit.

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Häufig gestellte Fragen

Die eRechnung im XML-Format gemäß österreichischem ebInterface-Standard, wie bei Rechnungen z.B. an die öffentliche Verwaltung vorgeschrieben, ist vom Menschen nicht wirklich lesbar.
Diese eRechnungen können auf der Seite der Wirtschaftskammer Österreich konvertiert und visualisiert werden.

Vorweg, da es oft zu dieser Verwechslung kommt:
Eine elektronische Rechnung ausgestellt per E-Mail gilt NICHT als eRechnung bzw. E-Rechnung.

Die eRechnung als solches muss dem österreichischen Standard ebInterface für XML-basierte elektronische Rechnungen entsprechen. Dieser Standard auf XML-Basis (Extensible Markup Language) ermöglicht eine maschinenlesbare eRechnung und vollautomatische Erstellung der Rechnung sowie den vollautomatischen Rechnungseingang.

Nein, nicht direkt: Zwar ist eine elektronisch via E-Mail ausgestellt Rechnung gewissermaßen auch eine elektronische Rechnung, die PDF-Rechnung als solche entspricht aber nicht dem technischen Standard (ebInterface für XML-basierte Rechnungen) für eRechnungen, der beispielsweise bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (Bund, Länger, Gemeinden, Institutionen wie ÖBB, etc.) zwingend erfüllt werden muss.

Wenn Sie eRechnungen gemäß ebInterface-Standard ausstellen möchten, ist das mit der entsprechenden Funktion der FreeFinance-Buchhaltung per Knopfdruck möglich.
Eine PDF-Rechnung wird zusätzlich automatisch angelegt:
Bei aktivierter Funktion eRechnung wird sowohl eine lesbare PDF-Rechnung als auch eine XML-Rechnung angelegt.
Auf beiden Rechnungsformaten wird automatisch ein Vermerk über die Ausstellung in beiden Formaten angebracht.

Ihre Vorteile dabei:

  • Direkte Übermittlung oder Upload (z.B. Rechnung an den Bund)
  • Strukturierte Verarbeitung auf der Empfängerseite
  • Fehlervermeidung beim Erfassen der Rechnungen auf der Empfängerseite

Bei der eRechnung an den Bund müssen für die korrekte Erstellung und Übermittlung folgende Punkte beachtet werden:
Kundenstamm - Diese Felder müssen im Kundenstamm korrekt gepflegt werden:

  • Meine Lieferantennummer: Diese erhalten Sie von Ihrem Kunden.
  • Filialnummer: Das ist die Einkäufergruppe der Bundesdienststelle - Details dazu finden Sie unter Bundesdienststellen.
  • Genaue Firmenanschrift der Bundesdienststelle

Ihre eRechnung an den Bund im XML-Format, laden Sie dann über das Unternehmensserviceportal (USP) des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort hoch.
 

Siehe auch

Quellen