Doppelte Buchhaltung in Österreich

Doppelte Buchhaltung | Bilanzierung | Gewinnermittlung

Doppelte Buchhaltung in Österreich

Unternehmen sind in Österreich zur Aufzeichnung ihrer betrieblichen Einnahmen und Ausgaben verpflichtet. Unter gewissen Rahmenbedingugnen bedeutet das die Verpflichtung zur Doppelten Buchhaltung!

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Je nach Rechtsform sowie Umsatzhöhe Ihres Unternehmens kann es zur verpflichtenden Bilanzierung mittels doppelter Buchhaltung kommen. Wann das der Fall ist, was es für Ihre Buchhaltung bedeutet und wie das geht, erklären wir Ihnen in diesem Artikel unserer Ratgeber-Serie.

Einleitung & Übersicht

Was zunächst beinahe bedrohlich oder zumindest nach gehörigem Mehraufwand für die Buchhaltung eines Unternehmens klingt - doppelte Buchhaltung - ist in der Praxis und mit der richtigen Buchhaltungslösung gar nicht so schlimm:

Es bedeutet ganz einfach, dass die Gewinnermittlung (Bilanzierung) des Unternehmens, also die Aufzeichnung aller Geschäftsfälle, nach folgendem Schema "doppelt" geführt wird:

Die Einnahmen und Ausgaben werden insofern zweimal aufgezeichnet, als dass einerseits die Kontobewegungen aufgezeichnet werden und andererseits erfasst wird, für welchen Geschäftsfall jeweils das Geld aufgewendet wurde. So wird die genau Aufzeichnung gewährleistet, wofür die jeweiligen Mittel verwendet wurden und woher diese jeweils kamen.

Gewinnermittlung

Unternehmen sind in Österreich dazu verpflichtet, Aufzeichnungen über ihre betrieblichen Einnahmen und Ausgaben zu führen. Dafür müssen, je nach gewählter Gewinnermittlungsart, bestimmte Mindestanforderungen erfüllt werden.

Unterschieden wird grundsätzlich zwischen vier verschiedenen Gewinnermittlungsarten:

Detaillierte Informationen rund um die Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) und Pauschalierung finden Sie in unserem Ratgeberartikel zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Doppelte Buchhaltung: ab wann?

Ein Unternehmen muss seinen Gewinn mittels Doppelter Buchhaltung (Buchführungspflicht) ermitteln, wenn es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt (GmbH, AG). Darüber hinaus muss bei anderen Rechtsformen (Einzelunternehmen, OG, KG) eine Doppelte Buchhaltung beim Erreichen von bestimmten Umsatzgrenzen eingeführt werden.

Umsatzgrenze Doppelte Buchhaltung (Buchführungspflicht)

  • Überschreitung der Umsatzgrenze von 700.000 Euro pro Jahr, in zwei aufeinanderfolgenden Jahren.
  • Ist der Jahresumsatz größer als 1.000.000 Euro muss im darauffolgenden Jahr die Gewinnermittlung mittels Doppelter Buchhaltung ermittelt werden (Betriebsvermögensvergleich)

Die Umsatzgrenze ist immer je Betrieb zu rechnen, also pro eigenständiger wirtschaftlicher Einheit.

Freiwillige Buchführung:

Für sogenannte freie Berufe z.B. Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Künstler, Schriftsteller, usw., besteht keine unternehmensrechtliche und steuerliche Buchführungspflicht. Natürlich können diese Berufsgruppen jederzeit freiwillig die Gewinnermittlung mittels doppelter Buchhaltung anwenden. Das gilt im Übrigen auch grundsätzlich für alle anderen Unternehmen, die nicht dazu verpflichtet sind (GmbH, AG) und die genannten Umsatzgrenzen nicht überschreiten.

Land- und Forstwirte:

Land- und forstwirtschaftliche Betrieb sind laut § 125 der Bundesabgabenordnung (BAO) zur Buchführung verpflichtet, wenn:

  • Der Umsatz des Betriebs in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils 550.000 Euro übersteigt oder
  • der Einheitswert eines Betriebs zum 1. Januar 150.000 Euro übersteigt.

Übersicht: Wie funktioniert die doppelte Buchhaltung?

Wie der Name schon sagt, werden bei der doppelten Buchführung Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens zweimal aufgezeichnet. Auf der einen Seite werden die Kontobewegungen aufgezeichnet (beispielsweise Veränderungen am Bankkonto), auf der anderen Seite wird erfasst, für welchen Geschäftsfall das Geld aufgewendet wurde - also beispielsweise für Büromaterial, Miete für das Geschäftslokal, Reisekosten, usw.

Es wird also immer gebucht und aufgezeichnet, wofür die Mittel verwendet wurden und woher das Geld dafür kam.

Die Bilanz

Innerhalb der Bilanzrechnung ist jedes einzelne Konto, beispielsweise für Bank, Mietaufwand oder Büromaterial, ein sogenanntes Bestandskonto. Am Ende des Jahres werden die einzelnen Bestandskonten miteinander verglichen und abgeschlossen, bzw. am Beginn des Geschäftsjahres eröffnet. Da jeder Geschäftsfall zweifach erfasst wird, ist (oder sollte) die Bilanz stets im Gleichgewicht sein.

Aktiv- und Passivseite

Die Bilanz selbst ist in eine Aktiv- und Passivseite geteilt. Auf der Aktivseite sind alle Geschäftsfälle zu sehen, die die Mittelverwendung beschreiben. Zentrale Posten sind hierbei das Anlagevermögen sowie das Umlaufvermögen. Die Passivseite zeigt, woher das Geld dafür gekommen ist z.B. Eigenkapital, Kredite, Verbindlichkeiten und Rückstellungen.

Soll und Haben

Gemeinhin wird "Soll" und "Haben" mit Kontoständen am klassischen (Privat-) Konsumkonto bei der Bank assoziiert: hat man ein "Haben" auf dem Konto, ist es im Plus - weist das Konto ein "Soll" auf, ist es im Minus.

Unternehmer müssen hier in Hinblick auf die Doppelte Buchhaltung umdenken: "Soll und Haben" bildet einen Kernbegriff der ordnungsgemäßen doppelten Buchführung, hat aber im Gegensatz zum (privaten) normalen Konto eine formale Bedeutung:

Soll und Haben bildet in der kaufmännischen Aufzeichnung (Buchführung) des Unternehmens die linke beziehungsweise rechte Seite eines Geschäftskontos, in dem ein bestimmter zu verarbeitender Wert aufgezeichnet wird. Die doppelte Buchführung bedeutet dabei, dass anhand dieser Methode doppelt gearbeitet wird -  in mehrfacher Hinsicht:

Jedes Konto hat zwei Seiten, eben Soll und Haben. Weiters sind an jeder Buchung, das heißt jeder Übertragung eines Wertes, zwei Konten beteiligt.

Die Bedeutung von „Soll und Haben“ ist auch, dass es im Unterschied zum normalen Konsumkonto im Prinzip keine negativen Werte gibt. Es werden nur positive Beträge gebucht – entweder links (Soll) oder rechts (Haben).
Somit werden jeweils die entgegengesetzten Seiten der beiden an der Übertragung des bestimmten Wertes beteiligten Konten angesprochen.

Das ergibt sich einerseits aus der standardisierten Form einer Buchung, welche immer gilt und das „Soll an Haben“ abbildet. Andererseits kann eine Buchung auch mehrere Konten ansprechen. Dabei muss gewährleistet sein, dass die Beträge auf den zwei Seiten insgesamt gleich sind.

Ein weiteres Prinzip der Doppelten Buchführung ist bedeutet somit: alle Konten müssen am Ende (des Finanzeitraums) ausgeglichen sein sprich in Soll und Haben die gleichen Summen ausweisen. Das gilt auch schon für die Bilanz selbst. Diese muss stets so abgebildet und aufgestellt sein, dass die Summen beider Seiten (Soll und Haben) gleich sind.

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz "GuV", bildet in der Buchhaltung eine Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens für eine bestimmte Finanzperiode ab.

Anhand dieses Betriebsvermögensvergleichs wird der steuerpflichtige Gewinn oder Verlust eines Geschäftsjahres aus der Differenz zwischen Betriebseinnahmen und -ausgaben, also in Form der Gewinn- und Verlustrechnung, eruiert und dokumentiert.

Die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben werden unabhängig vom jeweiligen Zeitpunkt der Bezahlung mit Entstehen der jeweiligen Forderung(en) oder Verbindlichkeit(en) erfasst und dem Geschäftsjahr zugeordnet, in dem sie entstanden sind.

Die GuV hat der Doppelten Buchhaltung zu entsprechen, indem auf der linken Seite im Soll alle Aufwände und auf der rechten Seite im Haben alle Erträge verbucht werden. Das Ergebnis des Saldos, sprich der Unterschied zwischen den beiden Werten, bildet sodann den Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag ab und gibt damit Auskunft über den Erfolg des Unternehmens.

Wechsel der Gewinnermittlung

Beachten Sie: Beim Wechsel der Gewinnermittlungsart muss sichergestellt werden, dass sich alle Geschäftsfälle steuerlich nur einmal auswirken.
Dieser Grundsatz ist gesetzlich festgeschrieben und findet sich in § 4 Abs. 10 Z 1 EStG 1988 abgebildet!

Das bedeutet: Es müssen alle geschäftlichen Vorgänge, die sich in einem bestimmten Besteuerungszeitraum ereignen, lückenlos erfasst sein. Bei einer Aufeinanderfolge mehrerer Steuerzeiträume darf somit ein steuerlicher Vorgang weder doppelt erfasst sein, noch unberücksichtigt bleiben.

Der Gesamtgewinn aus der Gewinnermittlung durch Bilanzierung sowie jener nach der Gewinnermittlung via Einnahmen-Ausgaben-Rechnung müssen ident sein.
Die Gleichheit des Gesamtgewinns wird beim Wechsel der Gewinnermittlungsart durch die Ermittlung eines Übergangsgewinnes oder -verlustes hergestellt. Der Übergangsgewinn oder -verlust soll die Eigenarten beziehungsweise besonderen Merkmale der einzelnen Gewinnermittlungsarten ausgleichen sowie unabhängig von der Art der Gewinnermittlung im Ergebnis zu einem identen Gesamtgewinn (oder -verlust) führen.

 

Bei Übergang von Gewinnermittlung durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG 1988) zu Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich werden die Unterschiede, die sich bei der zeitlichen Erfassung der Geschäftsfälle bei Bilanzierern und E/A-Rechnern ergeben, durch Zu- und Abschläge ausgeglichen.

Der bei der vereinfachten Gewinnermittlung noch nicht zu erfassende Zuwachs an Besitzposten - mit Ausnahme der von Geldkonten (Bargeld, Guthaben) - ist als nun Zuschlag zu erfassen.

  • Im Zuge der Bilanzierung mittels E/A-Rechnung sind Einnahmen erst mit ihrem tatsächlichen Eingang zu erfassen.

  • Im Zuge des Betriebsvermögensvergleiches ist bereits das Entstehen der Forderung gewinnwirksam, sodass der spätere Eingang der Forderung den Gewinn nicht mehr berührt.

Daher gilt:  Wenn die Umsatzsteuer bisher nach dem Bruttosystem behandelt wurde, ist der Wert der Warenbestände (ohne Umsatzsteuer) und der Warenforderungen (einschließlich Umsatzsteuer) abzüglich des Wertes der Warenschulden (einschließlich Umsatzsteuer) zum Anfang jenes Wirtschaftsjahres, für das der Gewinn erstmals auf diese Art ermittelt wird, dem erstmals durch Betriebsvermögensvergleich ermittelten Gewinn hinzuzurechnen oder von diesem Gewinn abzusetzen.

Wurden die zu Beginn der E/A-Rechnung vorhandenen Warenbestände nicht gewinnmindernd berücksichtigt, ist der Zuschlag entsprechend zu vermindern. Für die Berechnung des Zu- bzw. Abschlags kommen auch alle sonstigen Positionen in Betracht, die sich bei Weiterführung der E/A-Rechnung als entweder Betriebseinnahme oder -ausgabe ausgewirkt hätten.

Zudem sind die Posten, welche die Umsatzsteuer betreffen, in der Eröffnungsbilanz ebenfalls für die Berechnung des Zu- und Abschlages heranzuziehen. Passivierte Zahllasten für Monate oder Quartale des Vorjahres als werden als Abschläge, aktivierte Gutschriften als Zuschläge berücksichtigt.

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  • Hauptbuch (Buchungsjournal)

  • Nebenbücher (Anlagenbuch, Rechnungslegung, Kontoauszug, Registrierkasse)

  • Anfangsbestände: Für das Anlegen der Anfangsbestände steht eine eigene Eingabemaske zur Verfügung.

  • Währungsdifferenzen oder Skonto automatisch ausbuchen

  • Forderungs- und Verbindlichkeitskonten für Kunden und Lieferanten: werden auf Wunsch automatisch erstellt und verwendet

  • Für Bilanzierer: wahlweise füllt FreeFinance Bilanz-Teil der E1a oder die K1 aus

  • Funktion der Mehr-/Weniger-Rechnung: Zusatzdaten z.B. Bilanzkennzahlen, die nicht direkt aus Buchungen erstellt werden

  • Zusammenfassende Meldung: sie ermittelt sich auf Basis Ihrer eingegebenen Ausgangsrechnungen, Ihrer abgeschlossenen Rechnungen aus der Rechnungslegung und den Einnahmen aus Ihrer Registrierkasse.

  • Profi-Maske: Buchungskorrekturen, Umbuchungen und Abschlussbuchungen bequem erstellen (Steuer-Korrekturen erfolgen jedoch über Eingangs- und Ausgangsrechnung!)

Wahlweise füllt FreeFinance den Bilanz-Teil in der E1a oder aber die K1 (zu beachten: keine Bilanz!) aus.

Dennoch gilt es insbesondere beim Thema Umstieg auf die Doppelte Buchhaltung sowie der entsprechenden Funktion der FreeFinance-Buchhaltung ein paar Punkte anzuführen, die besonderer Beachtung bedürfen:

  • Beim Umstieg von Einfacher auf Doppelte Buchhaltung muss ein neuer Mandant angelegt werden.

Ein Mandant stellt eine Buchhaltung dar. Alle eingegebenen Daten, Berechnungen oder Meldungen werden immer für einen spezifischen Mandanten durchgeführt.

  • Beim Umstieg auf die Doppelte Buchhaltung kann bei Bedarf ein abweichendes Finanzjahr angegeben werden. Dieses kann nur initial beim Anlegen des neuen Mandanten definiert werden - es ist im Nachhinein nicht mehr modifizierbar!

Abweichendes Finanzjahr: Bei der ersten Anlage wird das abweichende Finanzjahr mit entsprechendem Bilanzstichtag erstellt. Hierzu wird jenes Monat eingegeben, in das dieser Bilanzstichtag fällt - von der Buchhaltung wird immer der letzte des Monats als Bilanzstichtag herangezogen, sodass das Finanzjahr bis zu diesem Tag läuft.
Diese Einstellung ist nicht änderbar!

Weitere Informationen zum Anlegen eines neues Mandanten finden Sie in unserem Hilfeportal und Steuerlexikon!

Weitere Informationen zur Jahreseinstellung finden Sie ebenfalls in unserem Hilfeportal und Steuerlexikon!

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Zusammenfassung

Im Zuge der Doppelten Buchführung (oft Doppelte Buchhaltung genannt) werden Einnahmen und Ausgaben zweimal aufgezeichnet. Einerseits werden die Kontobewegungen aufgezeichnet, andererseits wird erfasst, für welchen Geschäftsfall das Geld aufgewendet wurde.

In Österreich sind Unternehmen dazu verpflichtet, Aufzeichnungen über ihre betrieblichen Einnahmen und Ausgaben zu führen. Dafür müssen, je nach gewählter Gewinnermittlungsart, bestimmte Mindestanforderungen erfüllt werden.

Unter den Arten der Gewinnermittlung kommt es je nach Rahmenbedingung(en) und Umsatzverhältnisse zu folgenden verpflichtenden Gewinnermittlung:

  • Buchführungspflicht: Bilanzierung bzw. doppelte Buchhaltung

Diese Art der Buchführungspflicht besteht für Unternehmen, wenn es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt (GmbH, AG), sowie darüber hinaus bei anderen Rechtsformen (Einzelunternehmen, OG, KG) beim Erreichen bzw. Überschreiten von bestimmten Umsatzgrenzen:

Diese Umsatzgrenzen sind wie folgt definiert:

  • Überschreitung der Umsatzgrenze von 700.000 Euro pro Jahr, in zwei aufeinanderfolgenden Jahren.

  • Ist der Jahresumsatz größer als 1.000.000 Euro, muss im darauffolgenden Jahr die Gewinnermittlung mittels Doppelter Buchhaltung gemacht werden (Betriebsvermögensvergleich).

Die Umsatzgrenze ist immer je Betrieb zu rechnen, also pro eigenständiger wirtschaftlicher Einheit.

Fragen und Antworten

Anhand der doppelten Buchführung werden Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens zweimal aufgezeichnet.

Auf der einen Seite werden die Kontobewegungen aufgezeichnet (beispielsweise Veränderungen am Bankkonto), auf der anderen Seite wird erfasst, für welchen Geschäftsfall das Geld aufgewendet wurde.

Es wird also immer gebucht und aufgezeichnet, wofür die Mittel verwendet wurden und woher das Geld dafür kam.

Ein Unternehmen muss seinen Gewinn mittels Doppelter Buchhaltung (Buchführungspflicht) ermitteln, wenn es sich um eine Kapitalgesellschaft handelt (GmbH, AG).

Darüber hinaus muss bei anderen Rechtsformen (Einzelunternehmen, OG, KG) eine Doppelte Buchhaltung beim Erreichen von bestimmten Umsatzgrenzen eingeführt werden:

  • Überschreiten der Umsatzgrenze von 700.000 Euro pro Jahr, in zwei aufeinanderfolgenden Jahren.
  • Ist der Jahresumsatz größer als 1.000.000 Euro muss im darauffolgenden Jahr die Gewinnermittlung mittels Doppelter Buchhaltung gemacht werden (Betriebsvermögensvergleich).

Die Umsatzgrenze ist immer je Betrieb zu rechnen, also pro eigenständiger wirtschaftlicher Einheit.

Beim Wechsel der Gewinnermittlungsart muss sichergestellt werden, dass sich alle Geschäftsfälle steuerlich nur einmal auswirken.
Dieser Grundsatz ist gesetzlich festgeschrieben und findet sich in § 4 Abs. 10 Z 1 EStG 1988 abgebildet!

Das bedeutet: Es müssen alle geschäftlichen Vorgänge, die sich in einem bestimmten Besteuerungszeitraum ereignen, lückenlos erfasst sein. Bei einer Aufeinanderfolge mehrerer Steuerzeiträume darf somit ein steuerlicher Vorgang weder doppelt erfasst sein, noch unberücksichtigt bleiben.

Der Gesamtgewinn aus der Gewinnermittlung durch Bilanzierung sowie jener nach der Gewinnermittlung via Einnahmen-Ausgaben-Rechnung müssen ident sein.

Weitere Informationen & Quellen

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