Rechnungslegung | Buchhaltung

Unterschied zwischen An- und Vorauszahlungen

In FreeFinance wird in der Rechnungslegung zwischen einer Anzahlung bzw. Teilzahlung und einer Vorauszahlung unterschieden.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Die Anforderungen und Geschäftsfälle an dieser Stelle sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. FreeFinance unterstützt Sie natürlich auch beim Thema An- Voraus- und Teilzahlung und zeigt hier Lösungswege zur Umsetzung.

Tutorial-Video im Youtube-Kanal

Das folgende Video erklärt die Unterschiede und soll Ihnen dabei helfen, diese Geschäftsfälle entsprechend Ihrer Anforderungen in der Rechnungslegung abzubilden und zu verarbeiten.

Anzahlung bzw. Teilzahlung

Bei einer An-/Teilzahlung erfolgt die Zahlung in mehreren Raten, für welche ein Anzahlungsbeleg (Rechnung, Bon) an den Kunden erstellt und übergeben wird.

Die Rechnung wird mit einem USt-Satz von 0% erstellt: 

  • In der EA-Rechnung als Rechnung mit der Belegart Erlöse
  • In der Doppelten Buchhaltung hingegen mit der Belegart Erhaltene Anzahlung

Schlussrechnung

Wenn dann die Abrechnung/Schlussrechnung an den Kunden erfolgt, wird in FreeFinance in der Rechnungslegung (Neue Dokumente > Neue Rechnung) eine vollständige Rechnung erstellt:

  1. Verbuchung des Gesamtbetrages mit der jeweils anwendbaren Umsatzsteuer (Belegart: Erlöse)
  2. Verbuchung der Anzahlung bzw. Summe der Teilzahlungen mit der ausgewiesenen USt als negativen Betrag (Belegart ist die gleiche wie in der Anzahlungs-/Teilzahlungsrechnung) - somit wird die Anzahlung ausgebucht.

Der Kunde erhält die gesamte Rechnungsaufstellung mit der jeweils ausgewiesenen Umsatzsteuer und den Details seiner An-/Teilzahlungen. 

Vorauszahlung

Bei einer Vorauszahlung erfolgt eine Teilzahlung des Gesamtbetrags (beispielsweise beim Reservieren eines Hotelzimmers) durch den Kunden. Im Unterschied zur An-/Teilzahlung wird hierfür aber noch kein Beleg an den Kunden ausgestellt. 

Der Betrag wird im Gegensatz zur An-/Teilzahlung unter Meine Belege > Neue Ausgangsrechnung (nicht in der Rechnungslegung!) mit einem USt-Satz von 0% erfasst:

  • In der EA-Rechnung als Rechnung mit dem herkömmlichen Erlöskonto,
  • In der Doppelten Buchhaltung mit der Belegart Erhaltene Anzahlung.
Verbuchung Vorauszahlung

Der Rest wird dann wie folgt verbucht

1) Verbuchung der Rechnungspositionen der gesamten Rechnung mit der jeweiligen anwendbaren Umsatzsteuer (Belegart Erlöse)

2) Hinzufügen der schon getätigten Vorauszahlung: Bei den Schaltflächen rechts oben können via "Vorauszahlung" im Dialog der Betrag, Belegart, sowie die erhaltene Anzahlug mit USt 0% eingegeben werden.

Somit bleibt die Rechnung gleich bestehen, der Gesamtbetrag auf der Rechnung wird nur durch den Betrag der Vorauszahlung reduziert (im PDF ersichtlich). Wenn nun auf Abschließen geklickt wird, wird bei der doppelten Buchhaltung eine Buchung mit dem Gesamtbetrag der Rechnung erstellt.

Ergänzung für Doppelte Buchhaltung

In der Doppelten Buchhaltung muss noch folgende Umbuchung erstellt werden, um die Differenz des Forderungskontos mit dem Konto Erhaltene Anzahlung auszugleichen und die Konten aufzulösen:

Buchung von Konto Erhaltene Anzahlung auf Konto Forderungen (das gewählte Forderungskonto in der Rechnungslegung/Ausgangsrechnung)

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Häufig gestellte Fragen

Bei einer An-/Teilzahlung erfolgt die Zahlung in mehreren Raten, für welche ein Anzahlungsbeleg (Rechnung, Bon) an den Kunden erstellt und übergeben wird.

Bei einer Vorauszahlung erfolgt eine Teilzahlung des Gesamtbetrags (beispielsweise beim Reservieren eines Hotelzimmers) durch den Kunden, jedoch erhält er dafür keinen Beleg!

Am Projektende und dem Begleichen einer oder mehrer Teilrechnungen erhält der Kunde die gesamte Rechnungsaufstellung mit der jeweils ausgewiesenen Umsatzsteuer und den Details seiner An-/Teilzahlungen - sowie dem noch eventuell offenen Restbetrag.