Rechnungslegung | Buchhaltung

Unterschied zwischen An- und Vorauszahlungen

In FreeFinance wird in der Rechnungslegung zwischen einer Anzahlung bzw. Teilzahlung und einer Vorauszahlung unterschieden.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Die Anforderungen und Geschäftsfälle bei diesem Thema sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. FreeFinance unterstützt Sie natürlich auch beim Thema An-, Voraus- und Teilzahlung und zeigt hier die Lösungswege zur Umsetzung.

Anzahlung bzw. Teilzahlung

Bei einer An-/Teilzahlung erfolgt die Zahlung in mehreren Raten, für welche ein Anzahlungsbeleg (Rechnung, Bon) an den Kunden erstellt und übergeben wird.

Anzahlung Rechnung bzw. Teilzahlung Rechnung:

Die Rechnung wird als Eingang bzw. erhaltene Zahlung mit einem USt-Satz von 0% wie folgt erstellt:

  • In der E/A-Rechnung als Rechnung mit der Belegart "Erlöse"

  • In der Doppelten Buchhaltung hingegen mit der Belegart "Erhaltene Anzahlung"

Schlussrechnung

Wenn dann die Abrechnung/Schlussrechnung an den Kunden erfolgt, wird in FreeFinance in der Rechnungslegung (Neue Dokumente > Neue Rechnung) eine vollständige Rechnung erstellt:

  1. Verbuchung des Gesamtbetrages mit der jeweils anwendbaren Umsatzsteuer (Belegart: Erlöse)
  2. Verbuchung der Anzahlung bzw. Summe der Teilzahlungen mit der ausgewiesenen USt als negativen Betrag (Belegart ist die gleiche wie in der Anzahlungs-/Teilzahlungsrechnung) - somit wird die Anzahlung ausgebucht.

Der Kunde erhält die gesamte Rechnungsaufstellung mit der jeweils ausgewiesenen Umsatzsteuer und den Details seiner An-/Teilzahlungen. 

Vorauszahlung und Rechnung im Voraus stellen?

Bei einer Vorauszahlung erfolgt eine Teilzahlung des Gesamtbetrags (beispielsweise beim Reservieren eines Hotelzimmers) durch den Kunden.
Im Unterschied zur An-/Teilzahlung wird hierfür aber noch kein Beleg an den Kunden ausgestellt - das heißt, mangels Rechnung für Vorauszahlung steht dem Kunden nur durch diese Zahlung noch kein Vorsteuerabzug zu!

Der Betrag wird im Gegensatz zur An-/Teilzahlung als Ausgang unter Meine Belege > Neue Ausgangsrechnung (nicht in der Rechnungslegung!) sowie auch mit einem USt-Satz von 0% erfasst:

  • In der E/A-Rechnung als Rechnung mit dem herkömmlichen Erlöskonto

  • In der Doppelten Buchhaltung mit der Belegart Erhaltene Anzahlung

Verbuchung Vorauszahlung

Der Rest wird dann wie folgt verbucht:

1) Verbuchung der Rechnungspositionen der gesamten Rechnung mit der jeweiligen anwendbaren Umsatzsteuer (Belegart Erlöse)

2) Hinzufügen der schon getätigten Vorauszahlung: Bei den Schaltflächen rechts oben können via "Vorauszahlung" im Dialog Betrag, Belegart, sowie die erhaltene Anzahlung mit USt. 0% eingegeben werden.

Somit bleibt die Rechnung gleich bestehen, der Gesamtbetrag auf der Rechnung wird nur durch den Betrag der Vorauszahlung reduziert (im PDF ersichtlich). Wenn nun auf Abschließen geklickt wird, wird bei der doppelten Buchhaltung eine Buchung mit dem Gesamtbetrag der Rechnung erstellt.

Tutorial-Video im Youtube-Kanal

Das folgende Video erklärt die Unterschiede und soll Ihnen dabei helfen, diese Geschäftsfälle entsprechend Ihrer Anforderungen in der Rechnungslegung abzubilden und zu verarbeiten.

Ergänzung für Doppelte Buchhaltung

In der Doppelten Buchhaltung muss noch folgende Umbuchung erstellt werden, um die Differenz des Forderungskontos mit dem Konto "Erhaltene Anzahlung" auszugleichen und die Konten aufzulösen:

Buchung von Konto "Erhaltene Anzahlung" auf Konto "Forderungen" (sprich das gewählte Forderungskonto in der Rechnungslegung/Ausgangsrechnung)!

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Häufig gestellte Fragen

Bei einer Anzahlung bzw. Teilzahlung erfolgt die Zahlung in mehreren Raten, für welche ein Anzahlungsbeleg (in Form von Rechnung, Bon) an den Kunden erstellt und übergeben wird.

Bei einer Vorauszahlung erfolgt eine Teilzahlung des Gesamtbetrags (beispielsweise beim Reservieren eines Hotelzimmers) durch den Kunden, jedoch erhält er dafür keinen Beleg!

Für eine Vorauszahlung wird dem Kunden kein Beleg ausgestellt - das heißt auch, dass dem Kunden mangels Rechnung für Vorauszahlung durch ebendiese Zahlung noch kein Vorsteuerabzug zusteht!

Der Betrag für die Vorauszahlung wird mit einem USt-Satz von 0% erfasst!

Am Projektende und dem Begleichen einer oder mehrer Teilrechnungen erhält der Kunde die gesamte Rechnungsaufstellung mit der jeweils ausgewiesenen Umsatzsteuer und den Details seiner An-/Teilzahlungen - sowie dem noch eventuell offenen Restbetrag.

Weitere Informationen & Quellen