Wareneingangsbuch

Was ist das Wareneingangsbuch?

Das Wareneingangsbuch ist als Teil der Buchführung verpflichtend bei gewerblich tätigen Unternehmen, die ihre Gewinnermittlung durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung abhandeln, zu führen. Ins WEB sind alle Waren, Rohstoffe, Hilfsstoffe, Halbfertigerzeugnisse und Fertigteile einzutragen, die solche Unternehmen zur Weiterveräußerung oder für den Eigenverbrauch erwerben.

Wareneingangsbuch: Definition & Übersicht

Unternehmensbuchführung | Gewerbliche Unternehmen | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung


Das Wareneingangsbuch, kurz WEB, ist von gewerblich tätigen Unternehmern zu führen. Geregelt ist das WEB in Paragrafen 127 und 128 der Bundesabgabenordnung (BAO). Das heißt, dass grundsätzlich gewerbliche Unternehmen, die Waren- bzw Materialeinkäufe tätigen, dazu verpflichtet sind, für steuerliche Zwecke ein Wareneingangsbuch zu führen.

Von dieser Buchführungspflicht ausgenommen sind jene Betriebe, die keine Waren kaufen, um diese später wieder anderen gewerblichen Unternehmen weiterzuveräußern. Dabei muss der Erwerb nicht zwingend durch Kauf stattfinden, sondern kann auch durch Schenkung, Tausch oder Erbschaft erfolgen. Ebenso sind gewerbliche Unternehmen von der Führung eines WEB ausgenommen, die zur Bilanzierung anhand der Doppelten Buchhaltung verpflichtet sind oder freiwillig bilanzieren. Daher gilt die Verpflichtung zur Führung eines Wareneingangsbuchs für gewerbliche Einnahmen-Ausgaben-Rechner.

Ins WEB aufzunehmen sind Waren auch dann, wenn diese auf Kommission übernommen oder für betriebsfremde Zwecke erworben wurden. Selbst produzierte Waren müssen nicht aufgenommen werden. Die dafür benötigten Stoffe, Waren oder Halberzeugnisse hingegen sehr wohl.

Wareneingangsbuch: Ausnahmen von der Eintragung

Nicht eintragungspflichtig sind jedoch Gegenstände des Anlagevermögens, völlig wertlos im Betrieb eintreffende Gegenstände, Büromaterial, Treibstoff, Heizmaterial und ähnliches.

Wareneingangsbuch: Verpflichtende Posten

Verpflichtende Eintragungen ins Wareneingangsbuch


Ins WEB sind Waren einzutragen, die entweder zur weiteren Veräußerung im Sinne des Handels gedacht sind, oder in veredelter Form wieder in den Verkauf gelangen. Das sind:

Dabei ist es unerheblich, ob das Unternehmen die Teile

  • mit der Absicht diese selbst zu verwenden, oder
  • diese weiterzuverkaufen, sowie auch
  • unabhängig davon, ob die Waren auf eigene oder fremde Rechnung,
  • entgeltlich oder unentgeltlich
  • und gegen Kasse oder auf Kredit

erworben hat.

Wareneingangsbuch: Angaben zu den Posten

Mindesterfordernisse Wareneingangsbuch | Pflichtangaben der Posten im Wareneingangsbuch


Zur korrekten Aufzeichnung der Waren im WEB müssen die folgenden Daten als Minimalanforderung verzeichnet werden:

Mindestangaben Wareneingangsbuch:

  1. Laufende Nummer: Wie auch beim Anlagenverzeichnis bzw. Kassenbuch und Bankbuch muss im WEB eine laufende Nummer den Datensatz und den Beleg identifizieren. Diese Nummer ist ebenso auf der Rechnung zu vermerken.

  2. Belegnummer: Die Belegnummer ist als Referenz zum erhaltenen Beleg zu verwenden. Bei der Art des Beleges kann es sich um eine Rechnung, einen Lieferschein, eine Zahlungsbestätigung oder um Frachtpapiere handeln.

  3. Datum: Als Datum kann entweder das Wareneingangsdatum oder das Datum der Bezahlung angenommen werden. Die einmal getroffene Entscheidung muss aber beibehalten werden

  4. Lieferant: Name und Adresse des Lieferanten müssen eingetragen werden.

  5. Warenbezeichnung: Hierbei muss eine branchenübliche Kategorisierung vorgenommen werden. Eine bloße Kategorisierung in Rohstoffe und Handelswaren reicht nicht aus. Vielmehr sind sprechende Sammelbezeichnungen wie Gemüse, Bürobedarf, Rauchwaren, Rohre, Holz, etc. anzuwenden. Diese Bezeichnungen sind von Branche zu Branche unterschiedlich.

  6. Wert / Preis: Vermerk des Einkaufspreises des Warenpostens (ohne Umsatzsteuer) sowie der zusätzlichen Aufwendungen (z.B.: Transport oder Zoll). 

Hinweis: In der Praxis werden häufig Wareneingangsbücher geführt, die über die im Gesetz vorgesehenen Spalten hinaus noch weitere Spalten enthalten, die der Aufgliederung des Rechnungsbetrages dienen.

Da das Wareneingangsbuch hinsichtlich Wareneinkäufe meist auch die Funktion eines Vorsteuerbuches übernimmt, ist eine Vorsteuerspalte zu führen.

Wareneingangsbuch: Optionale Angaben

Optional können im WEB noch weitere Daten vermerkt werden:

  • Aufsplittung des Preises in Nettopreis und gegebenenfalls in
  • Vorsteuer mit Vorsteuersatz
  • Erwerbsteuer mit dem jeweiligen Steuersatz, im Falle innergemeinschaftlichen Erwerbs
  • Einfuhrumsatzsteuer mit dem jeweiligen Steuersatz, im Falle des Erwerbs von Waren aus Drittstaaten
  • Eventuell eingelöste Rabatte, Skonti oder Gutschriften

Nachdem die einzelnen Rechnungspositionen in Kategorien aufgeteilt eingegeben werden und meist nicht eine ganze Rechnung als ein WEB-Datensatz eingeht, ist der Abzug von Rabatten und Skonti nur mit Mehraufwand berechenbar. Um das zu vereinfachen, können diese Daten eventuell extra gespeichert werden.

  • Zahlungsinformationen

Hier können die Belegnummer bzw. Zahlungszeitpunkt eingetragen werden, um einen besseren Überblick über die noch offenen Verbindlichkeiten zu erhalten.

  • Des Weiteren kann das WEB auch als Kalkulationsgrundlage für den Verkaufspreis herangezogen werden.

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Die häufigsten Fragen zum Thema Wareneingangsbuch

Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung darf von Unternehmen geführt werden, wenn der Umsatz unter bestimmten Umsatzgrenzen liegt:

  • 1.000.000 EUR Umsatz in einem Jahr oder
  • 700.000 EUR Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren

Außerdem darf die EAR bzw. E/A nur von Unternehmen verwendet werden, wenn diese keine Rechtsform haben, die zur Führung der Doppelten Buchhaltung verpflichtet - zum Beispiel trifft das auf eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) zu.

Siehe auch

Quellen