Wareneingangsbuch

Verpflichtende Eintragungen ins Wareneingangsbuch

Ins WEB sind Waren einzutragen, die entweder zur weiteren Veräußerung im Sinne des Handels gedacht sind, oder in veredelter Form wieder in den Verkauf gelangen. Das sind:

• Handelswaren
• Rohstoffe
• Hilfsstoffe
• Halberzeugnisse und Zutaten

Dabei ist es unerheblich, ob das Unternehmen die Teile

• mit der Absicht diese selbst zu verwenden, oder
• diese weiterzuverkaufen, sowie auch
• unabhängig davon, ob die Waren auf eigene oder fremde Rechnung,
• entgeltlich oder unentgeltlich
• und gegen Kasse oder auf Kredit

erworben hat.

Mindesterfordernisse Wareneingangsbuch | Pflichtangaben der Posten im Wareneingangsbuch

Zur korrekten Aufzeichnung der Waren im WEB müssen die folgenden Daten als Minimalanforderung verzeichnet werden:

Mindestangaben Wareneingangsbuch:

1. Laufende Nummer: Wie auch beim Anlagenverzeichnis bzw. Kassenbuch und Bankbuch muss im WEB eine laufende Nummer den Datensatz und den Beleg identifizieren. Diese Nummer ist ebenso auf der Rechnung zu vermerken.

2. Belegnummer: Die Belegnummer ist als Referenz zum erhaltenen Beleg zu verwenden. Bei der Art des Beleges kann es sich um eine Rechnung, einen Lieferschein, eine Zahlungsbestätigung oder um Frachtpapiere handeln.

3. Datum: Als Datum kann entweder das Wareneingangsdatum oder das Datum der Bezahlung angenommen werden. Die einmal getroffene Entscheidung muss aber beibehalten werden

4. Lieferant: Name und Adresse des Lieferanten müssen eingetragen werden.

5. Warenbezeichnung: Hierbei muss eine branchenübliche Kategorisierung vorgenommen werden. Eine bloße Kategorisierung in Rohstoffe und Handelswaren reicht nicht aus. Vielmehr sind sprechende Sammelbezeichnungen wie Gemüse, Bürobedarf, Rauchwaren, Rohre, Holz, etc. anzuwenden. Diese Bezeichnungen sind von Branche zu Branche unterschiedlich.

6. Wert / Preis: Vermerk des Einkaufspreises des Warenpostens (ohne Umsatzsteuer) sowie der zusätzlichen Aufwendungen (z.B.: Transport oder Zoll). 

Hinweis: In der Praxis werden häufig Wareneingangsbücher geführt, die über die im Gesetz vorgesehenen Spalten hinaus noch weitere Spalten enthalten, die der Aufgliederung des Rechnungsbetrages dienen.

Da das Wareneingangsbuch hinsichtlich Wareneinkäufe meist auch die Funktion eines Vorsteuerbuches übernimmt, ist eine Vorsteuerspalte zu führen.

Wareneingangsbuch: Optionale Angaben

Optional können im WEB noch weitere Daten vermerkt werden:

• Aufsplittung des Preises in Nettopreis und gegebenenfalls in
• Vorsteuer mit Vorsteuersatz
• Erwerbsteuer mit dem jeweiligen Steuersatz, im Falle innergemeinschaftlichen Erwerbs
• Einfuhrumsatzsteuer mit dem jeweiligen Steuersatz, im Falle des Erwerbs von Waren aus Drittstaaten
• Eventuell eingelöste Rabatte, Skonti oder Gutschriften

Nachdem die einzelnen Rechnungspositionen in Kategorien aufgeteilt eingegeben werden und meist nicht eine ganze Rechnung als ein WEB-Datensatz eingeht, ist der Abzug von Rabatten und Skonti nur mit Mehraufwand berechenbar. Um das zu vereinfachen, können diese Daten eventuell extra gespeichert werden.

• Zahlungsinformationen

Hier können die Belegnummer bzw. Zahlungszeitpunkt eingetragen werden, um einen besseren Überblick über die noch offenen Verbindlichkeiten zu erhalten.

• Des Weiteren kann das WEB auch als Kalkulationsgrundlage für den Verkaufspreis herangezogen werden.