Jahresabschluss verständlich erklärt

Abschluss des Geschäftsjahres | Buchhaltung

Die vorbereitenden Arbeiten für den Jahresabschluss nehmen mitunter viel Zeit in Anspruch. Zu den wichtigsten Aufgaben zählen:

• Erfassung des Anlagevermögens: In Vorbereitung des Jahresabschlusses erstellt die Buchhaltung zunächst eine Übersicht aller Vermögensgegenstände (zum Beispiel Büroausstattung, Computer) und prüft, ob die Zu- und Abgänge korrekt erfasst wurden.

• Erfassung und Sortierung der Buchungsbelege: Alle Belege - sowohl für die Betriebseinnahmen als auch die Betriebsausgaben - müssen korrekt gebucht und nachvollziehbar sein. Fehlerfreie Eingangsrechnungen sind ebenfalls wichtig.

• Erfassung aller Verträge: Im nächsten Schritt sind Kopien sämtlicher Verträge - zum Beispiel über Versicherungen, Kredite, Personal - zu erfassen und in einer Übersicht zusammenzustellen.

• Prüfung des Fahrtenbuches: Das Fahrtenbuch sollte aktuell und vollständig sein. Dieses wird bei Betriebsprüfungen oft beanstandet.

• Erfassung der Vorräte (Inventur): Durch die Zählung aller Waren lassen sich die Vorräte erfassen und bewerten.

• Rücklagen: Rücklagen sind dem Eigenkapital zuzurechnen. Sie sind Bestandteil des Eigenkapitals und als Jahresüberschuss, Gewinnvortrag oder nicht gezeichnetes Kapital ausgewiesen. Die Buchhaltung lässt sie im Jahresabschluss entweder als „stille Reserven“ nicht erkennbar werden oder bilanziert sie auf gesonderten Rücklagenkonten.

• Rückstellungen: Es gibt Verbindlichkeiten, die in ihrem Bestehen und in der Höhe ungewiss, aber mit hoher Wahrscheinlichkeit zu erwarten sind. Für diese gibt es sogenannte Rückstellungen, die die Buchhaltung in der Bilanz auf der Passivseite ausweist. Mit Rückstellungen trifft ein Unternehmen Vorsorge. Sie sind dem Fremdkapital zuzurechnen.

• Abschreibungen: Bei Vermögensgegenständen des Unternehmens treten unter anderem Wertminderungen durch Abnutzung auf. Diese sind im betrieblichen Rechnungswesen zu erfassen und werden als Absetzung für Abnutzung (AfA) bezeichnet.

• Rechnungsabgrenzung: Wurden Erträge oder Aufwendungen für das kommende Geschäftsjahr im Voraus bezahlt oder bereits als Einnahmen verbucht, korrigiert die Buchhaltung den Wert und verbucht einen Rechnungsabgrenzungsposten. Das heißt, dass diese Erträge oder Aufwendungen in das folgende Geschäftsjahr mitgenommen werden.

Abschluss des Geschäftsjahres | Bestimmungen

Liegen dem Aufsichtsrat eines Unternehmens die Unterlagen der Rechnungslegung vor, hat er zwei Monate nach Vorlage Zeit, diesen zu prüfen, sich gegenüber dem Vorstand darüber zu äußern und einen Bericht an die Haupt- oder Generalversammlung weiterzuleiten.

Der Jahresabschluss gilt als festgestellt, wenn der Aufsichtsrat diesen billigt oder wenn sich Aufsichtsrat und Vorstand für eine Feststellung durch die Generalversammlung entscheiden.

• Bei der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) obliegt es der Generalversammlung, den Jahresbericht innerhalb von acht Monaten im laufenden Geschäftsjahr zu prüfen und festzustellen.

• Bei Kapitalgesellschaften sowie verdeckten Kapitalgesellschaften erfolgt die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts durch einen Abschlussprüfer.

• Für kleine Gesellschaften besteht diese Pflicht nicht, sofern das Gesetz keinen Aufsichtsrat bei ihnen vorschreibt.

Der Abschlussprüfer erstellt nach durchgeführter Prüfung einen Prüfungsbericht, den er den gesetzlichen Vertretern des Unternehmens und den Aufsichtsratsmitgliedern (falls vorhanden) vorlegen muss. Das Ergebnis der Überprüfung ist darüber hinaus in einem Bestätigungsvermerk zum Jahresbericht zusammenzufassen.

Abschluss des Geschäftsjahres | Bestimmungen

Nach der Behandlung in der Generalversammlung, spätestens aber im neunten Monat des aktuellen Geschäftsjahres, ist der Jahresabschluss mit einem Bestätigungsvermerk bei einem Firmenbuchgericht elektronisch einzureichen.

• Welches Landesgericht dabei zuständig ist, richtet sich nach dem Sitz des Unternehmens.

Die elektronische Übermittlung ist im Rahmen des Dienstes Elektronischer Rechtsverkehr (ERV) - siehe Jahresabschlüsse (ERV-JAb) - des Bundesministeriums für Justiz über das Portal FinanzOnline (FON) möglich. Dieses stellt das Bundesministerium für Finanzen zur Verfügung.

• Es ermöglicht allen Unternehmen und Bürgern eine einfache Finanzverwaltung im Internet.

• Über das Portal reichen Unternehmer neben ihren Jahresabschlüssen unter anderem auch ihre Jahressteuererklärungen beim Finanzamt ein.

• Wie das zuständige Firmenbuchgericht erhält auch das Finanzamt die relevanten Daten auf elektronischem Wege.

Für Kapitalgesellschaften ist die elektronische Übermittlung des Jahresberichtes verpflichtend. Eine Ausnahme besteht für Gesellschaften mit einem Jahresumsatz von maximal 70.000 Euro:

• Diese können ihren Jahresabschluss wahlweise elektronisch oder in Papierform einreichen.

• Die Übermittlung übernimmt die Geschäftsführung eines Unternehmens entweder selbst oder sie beauftragt einen Notar, einen Rechtsanwalt oder einen Wirtschaftstreuhänder damit, den Jahresabschluss einzureichen.