Kontoauszug Buchungsautomat

Viele Bewegungen auf Ihrem Geschäftskonto wiederholen sich üblicherweise regelmäßig oder können auf andere Weise für Ihre Buchhaltung automatisch erkannt werden. So reduzieren Sie Ihren Aufwand und Ihre Buchhaltung ist in wenigen Sekunden erledigt.

Wie gelange ich an meinen Kontoauszug?

Im ersten Schritt ist es notwendig, dass Sie Ihre gewünschten Kontobewegungen ins System laden.

In FreeFinance geht das automatisch über die Bankanbindung (PSD2) oder aber manuell über eine CSV- bzw. XML- Datei, die sich vorher aus Ihrem Online-Banking bzw. Ihrer Banking-Software laden.

Automatischer Kontoauszugs-Import

Noch bequemer jedoch geht das Laden Ihrer Konten über die PSD2-Bankenanbindung. Damit können Sie Ihre Geschäftskonten automatisiert abrufen lassen und haben Ihre Kontobewegungen taggleich in Ihrer Buchhaltung! 

PSD2 Einstellungen

Wie Sie den Buchungsautomaten verwenden können und Tipps und Tricks zum noch einfacheren, schnelleren und besseren Arbeiten finden Sie in diesem Tutorial Video.

Kontoauszug aufrufen

Kontoauszug aufrufen

Anzeigen der importierten Kontoauszüge in der Kontoauszug Übersicht

Buchungsautomat

Über das Zauberstab-Symbol  wird die Automatisierung aufgerufen. Sie werden in 10er-Schritten durch die Buchungsvorschläge geführt.

Manuell abstimmen

Werden keine Buchungsvorschläge gefunden, wird automatisch die Seite Kontoauszug buchen und abstimmen weitergeleitet.

Der Buchungsautomat erklärt

Der Buchungautomat ermöglicht es Ihnen, Ihre Kontoauszüge leicht und schnell zu verarbeiten. Es sind vorab in FreeFinance ein paar Vorbereitungen zu treffen, damit die Ergebnisse für Sie passend sind, im Optimalfall bleiben dann nur mehr wenige Zeilen übrig, die manuell zu verarbeiten sind.

Es gibt vier verschiedene Vorschlagsmöglichkeiten:

  1. Buchungsvorschläge zum Verbuchen von Ein- Ausgangsrechnungen oder Umbuchungen über Vorlagen und Stammdaten
  2. Offene Rechnungen in der Rechnungslegung (teil-)bezahlen
  3. Offenen Posten (Ein- oder Ausgangsrechnungen) schließen
  4. Abstimmen von verbuchten (dh: bereits als bezahlt markierten) Ein- oder Ausgangsrechnungen

 

Werden keine Vorschläge gefunden, wird entweder eine Fehlermeldung angezeigt oder direkt zu Kontoauszug buchen und abstimmen Seite weitergeleitet.

Vorlagen & Schlagwörter

Kontoauszugszeilen, die in den Feldern Verwendungszweck, Partner-Name oder Partner-Kontonummer/IBAN wiederkehrende Wörter und Zeichenkombinationen beinhalten, können mit einer Vorlage gematched werden.

Stammdaten

Zahlungen an Lieferanten bzw. Geldeingänge von Kunden, die immer gleich verbucht werden sollen, werden automatisch erkannt, sobald Sie im Kunden- bzw. Lieferantenstamm die angeführten Firmendetails bzw. die IBAN ergänzen.

Rechnungslegung

Rechnungen, die im System erstellt und vom Kunden ausgeglichen wurden, werden erkannt.

Vorlagen & Schlagwörter

Für wiederkehrende Ein- und Ausgangsrechnungen haben Sie sich bestimmt schon Vorlagen angelegt.

Durch das Ergänzen bzw. Hinzufügen von Schlagwörtern bei diesen Vorlagen kann der Buchungsautomat Kontoauszugszeilen den passenden Vorlagen zuordnen.

Falls Sie noch keine Vorlagen haben, zeigen wir Ihnen hier, wie Sie solche anlegen und um Schlagwörter ergänzen.

Bitte beachten Sie

Beim Hinzufügen der Schlagwörter ist es wichtig, dass alle Schlagwörter auch wirklich immer und genau in dieser Schreibweise im Verwendungszweck, Partner-Namen oder in Partner-Kontonummer/IBAN des Kontoauszugs vorkommen, da der Buchungsautomat sonst nicht fündig wird.

Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant.

Vorlagen im Buchungsautomaten erstellen

Starten Sie mit der Verarbeitung, indem Sie wie gewohnt auf das Symbol in der Kontoauszugsübersicht klicken.

  1. Wählen Sie nun eine Zeile vom Kontoauszug, die in Zukunft automatisiert verbucht werden soll, also z. B. eine monatliche Telefon- oder Mietrechnung. Die ausgewählte Zeile ist grün markiert.
  2. Danach klicken Sie auf “Neue Eingangsrechnung”, “Neue Ausgangsrechnung” bzw. "Neue Umbuchung" auf der rechten Seite des Bildschirmes.

Im neuen Fenster wählen Sie nun das Symbol rechts von der Eingabebox "Vorlage".

  1. Nun können Sie Ihre Vorlage benennen.
  2. Geben Sie Schlagwörter ein, die im Verwendungszweck, Partner-Namen oder in der Partner-Kontonummer/IBAN vorkommen.
  3. Diese Felder können nach Belieben ausgefüllt werden. Je mehr Informationen Sie hier zur Verfügung stellen, desto mehr Infos werden beim Anwenden der Vorlage in Zukunft ausgefüllt.
  4. Mit einem Klick auf Speichern buchen Sie die ausgewählte Zeile und speichern die Vorlage ab.

Vorlagen ändern und bearbeiten

  1. Um Ihre bereits angelegen Vorlagen zu bearbeiten, navigieren Sie zu Buchhaltung > Vorlagen. Hier Können Sie im Filter und mithilfe der Registerkarten auswählen für welche Rechnungen die Vorlagen angezeigt werden sollen.
  2. Mit einem Klick auf das Bleistift-Symbol , kann die Vorlage bearbeitet werden.

Stammdaten

Eine weitere Möglichkeit ist es, anhand der Auftraggeber oder Empfänger-Daten auf der Kontoauszugszeile festzustellen, um welchen Ihrer Kunden oder Lieferanten es sich dabei handelt. 

Für eine erfolgreiche Zuordnung müssen beim Kunden bzw. Lieferanten entweder

  • Name, Firmenname oder
  • Kunden/Lieferantennummer (mind. 4-stellig)
  • IBAN-Information
  • UID-Nummer

mit den Details im Kontoauszug übereinstimmen.

Für positive Beträge einer Kontoauszugszeile werden Kunden, für negative Kontoauszugsbeträge werden mögliche Lieferanten gesucht.

Die IBAN ergänzen Sie im jeweiligen Stammdatensatz in der Registerkarte "Bankverbindung".

A: Gibt es Vorlagen (Ein- /Ausgangsrechnungsvorlagen oder Umbuchungs-Vorlagen) zu diesem Kunden bzw. Lieferanten, wird diese geladen. Im Fall von mehreren Vorlagen, ist eine auszuwählen

B: Sind beim gefunden Kunden bzw. Lieferanten Standard-Buchhaltungsdaten hinterlegt, wird der Buchungsvorschlag für dieses Konto erstellt.

Für positive Beträge einer Kontoauszugszeile werden Kunden, für negative Kontoauszugsbeträge werden Lieferanten gesucht.

Kunde & Lieferant ignorieren

Falls Sie einen Kunden bzw. Lieferanten in der automatisierten Buchung ignorieren wollen, machen Sie das wie hier beschrieben, mit wenigen Klicks.

  1. Navigieren Sie im Menü zu Stammdaten und dann zu Kunden bzw. Lieferanten.
  2. Wählen Sie den zu bearbeitenden Kunden bzw. Lieferanten aus.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Standardwerte.
  4. Hier finden Sie die Option "Ignorieren" – Wenn der Kunde bzw. der Lieferant vom Buchungsautomaten nicht beachtet werden soll, dann klicken Sie dieses Kontrollkästchen an!
  5. Speichern Sie Ihre Änderungen um sie wirksam zu machen.

Rechnungslegung

Offene Rechnungen bezahlen

Sofern Sie die Rechnungslegung nutzen, ist eine Zuordnung von Kundenzahlungen zu Ihren ausgestellten Rechnungen möglich.

Die Buchungsvorschläge legen für offene Rechnungen einen Geldeingang in der Rechnungslegung an (und entsprechende Buchungen in der Buchhaltung).

Ein Matching ist möglich, wenn...

  1. ...die Rechnung im System erstellt worden und noch offen ist.
  2. ...der Kunde die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Partner-Namen oder in der Partner-Kontonummer/IBAN angegeben hat.
  3. ...oder der Kundenname oder die Kundennummer im Verwendungszweck, Partner-Namen oder der Partner-Kontonummer/IBAN vorkommt

Werden im Überweisungstext von positiven Kontoauszugsbeträgen die Rechnungsnummern gefunden, werden diese automatisch als Buchungsvorschlag erstellt. Es werden nur offene Rechnungen in die Suche mit aufgenommen.

Wird die Kundennummer oder der Kundenname von offenen Rechnungen in einer Kontoauszugszeile mit positiven Kontoauszugsbeträgen gefunden, wird als erster Buchungsvorschlag die älteste offene Rechnung herangezogen.

Sind bei der Zahlungsbedingung einer Rechnung auch Skontoinformationen beinhaltet, werden diese berücksichtigt, wenn:

  • der Zahlungsbetrag innerhalb der Skontofrist eingegangen ist und
  • der Zahlungsbetrag sich innerhalb der Skontoreduktion befindet.

Treffen beide Kriterien zu, werden

  1. der Zahlungseingang zur Rechnung verbucht
  2. der Skonto automatisch auf die Rechnung gebucht
  3. die Rechnung somit geschlossen und als bezahlt vermerkt.

Möchten Sie nicht, dass der Skontobetrag automatisch ausgebucht wird, ignorieren Sie den Buchungsvorschlag und buchen Sie die Rechnung in der Kontoauszug buchen und abstimmen-Maske manuell.

Treffen die Kriterien nicht zu wird lediglich ein Geldeingang als Teilzahlung gebucht und die Rechnung bleibt offen.

Abstimmen & Offene Posten

Buchungsvorschläge über offene Ein- und Ausgangsrechnungen

Werden offene Ein- oder Ausgangsrechnungen ("Meine Belege") über den Kunden- oder Lieferanten gefunden, werden Buchungsvorschläge zum Schließen dieser offenen Posten erstellt.

Abstimmungsvorschläge über bezahlte Ein- und Ausgangsrechnungen

Auch bereits bezahlte, aber noch nicht in einer Kontoauszugszeile abgestimmte Ein- oder Ausgangsrechnungen (erstellt über "Meine Belege"), können über den Kunden- oder Lieferanteninformationen gefunden und abgestimmt werden. Das bedeutet, dass in dem Fall keine Buchung erstellt, sondern die Buchung nur mit der Kontoauszugszeile verbunden wird.

FreeFinance-Vorschläge

Werden für Kontoauszugszeilen keine eigenen Vorlagen oder Stammdaten gefunden, versucht der Buchungsautomat aus einer FreeFinance-Datenbank Stammdaten- und Vorlagen Buchungsvorschläge und Stammdatenvorschläge zu erstellen.

Es gibt zwei verschiedene Vorschlagsmöglichkeiten:

  • Lieferanten wurden auf Basis von Namen, oder IBAN gefunden
    Meist werden mehrere Buchungsvorschläge zu gefundenen Lieferanten angezeigt.
  • Buchungsvorlagen für Ein- Ausgangsrechnungen oder Umbuchungen wurden auf Basis von Schlagwörtern gefunden

Durch die Auswahl eines Buchungsvorschlages werden die Stammdaten und/oder Vorschläge in die Stammdaten bzw. Vorschläge des Benutzers übernommen und somit automatisch die eigenen Stammdaten- und Buchungsvorlagenbasis übernommen.

Oje, ein FreeFinance-Buchungsvorschlag geht nicht!

Dies kann sein, wenn zB: das Konto aus dem FreeFinance-Vorschlag bei Ihnen nicht gefunden wurde - weil zB: Sie die Nummer des Kontos geändert haben.

Was tun mit den Vorschlägen?

  1. Klicken Sie auf das Symbol in der entsprechenden Zeile, um zum Buchungsautomaten zu gelangen.
  2. Hier sehen Sie nun eine Übersicht aller Zeilen, die anhand von Vorlagen, Lieferanten, Kunden und Rechnungsnummern automatisch zugeordnet werden können.

Die Buchungsvorschläge können je nach Treffergenauigkeit sofort verbucht werden oder müssen eventuell noch angepasst werden.

Die Qualität der Treffergenauigkeit wird auch mit einem Farbcode hinterlegt:

  • Grün: Der Treffer stimmt und kann sofort verbucht werden.
  • Gelb: Der Treffer stimmt gut, aber die Beträge stimmen nicht überein. Vergleichen Sie die Kontoauszugszeile mit der gefundenen Vorlage, dem Kunden, Lieferanten oder der Rechnung. Passt der Vorschlag, ist nichts weiter zu tun. Sie können den Betrag anpassen oder im Falle eines fälschlicherweise gefundenen Datensatzes kann der Buchungsvorschlag für den aktuellen Durchlauf ignoriert werden.
  • Rot: Es gibt mehrere mögliche Treffer oder die Vorlagen sind nicht direkt verwendbar:
    • FreeFinance-Vorlagen wurden gefunden - der Benutzer wählt die Vorlage!
    • Mehrere Treffer: Bitte wählen Sie aus den angezeigten möglichen Buchungsvorschlägen den passenden aus. Passt keiner der Vorschläge, kann der Buchungsvorschlag für den aktuellen Durchlauf ignoriert werden.
    • Vorlagen sind nicht direkt verwendbar, wenn diese mehrere Zeilen haben und der Betrag der Kontoauszugszeile nicht genau passt. Hier kann
      a) entweder die Vorlage verwendet werden (der Betrag der Vorlage wird verwendet) und es bleibt ein Restbetrag am Kontoauszug
      b) oder die Vorlage direkt angepasst werden, damit die Buchung durchgeführt werden kann.
    • Es müssen alle roten Buchungsvorschläge behoben werden, damit die aktuellen Buchungsvorschläge mittels Buchen und weiter gebucht werden können.
  • Grau: Der Buchungsvorschlag wurde ignoriert und wird nicht berücksichtigt.

Zu viele Treffer gefunden

Es kann vorkommen, dass mehr als ein Treffer über die Automatisierung gefunden wird. Bitte wählen Sie:

  • Vorlagen: Es wurden mehrere Vorlagen gefunden, die zur Auswahl stehen. Wählen Sie die richtige Vorlage.
  • Kunden oder Lieferanten: Aufgrund des Namens oder hinterlegten IBANs werden mehrere Kunden- oder Lieferanten  mit hinterlegten Buchungsinformationen gefunden. Wählen Sie die richtige Vorlage.
  • Kunden oder Lieferanten mit Vorlagen: Aufgrund des Namens oder hinterlegten IBANs werden mehrere Kunden- oder Lieferanten mit einer oder mehreren Vorlagen gefunden und zur Auswahl angezeigt. Wählen Sie die richtige Vorlage.
  • Rechnungen der Rechnungslegung:
    • Rechnungsnummer: In den Texten der Kontoauszugszeile sind mehrere Rechnungsnummern vorhanden, die auch offene Rechnungen in der Rechnungslegung sind.
    • Namen des Kunden oder Kundenummer: In den Texten der Kontoauszugszeile werden mehrere offenen Rechnungen auf Basis des Kunden gefunden und angezeigt.
    • Wählen Sie eine zutreffende Rechnung aus - sollte ein Restbetrag offene bleiben, wird der Restbetrag automatisch im nächsten Durchlauf (nach Klick auf Buchen und weiter) nochmal weiter gesucht.

Details zu den Treffern

  • Grün:
    • Keine zusätzliche Information: Der Betrag stimmt mit der Vorlage oder dem Kunden/Lieferanten und wird zur Gänze wie definiert erstellt.
    • Der offene Rechnungsbetrag stimmt mit dem Zeilenbetrag überein. Die Rechnung wird vollständig bezahlt.: Der Betrag der Kontoauszugszeile stimmt mit dem Betrag der Rechnung direkt überein. Die Rechnung wird zu voll bezahlt und ist nicht mehr offen.
  • Gelb:
    • Der Betrag wurde vom Benutzer manuell eingetragen.: Der Benutzer hat den vorgeschlagenen Betrag geändert und selbst angepasst.
    • Der Betrag der Zeile übersteigt den offenen Rechnungsbetrag. Die Rechnung wird vollständig bezahlt und der Restbetrag steht für weitere Buchungen zur Verfügung.: Der Betrag der Kontoauszugszeile ist größer als der offene Betrag der Rechnung. Die Rechnung wird zur Gänze bezahlt - der verbleibende Betrag auf der Kontoauszugszeile bleibt am Kontoauszug offen.
    • Der offene Rechnungsbetrag übersteigt den Zeilenbetrag. Es wird eine Teilzahlung verbucht (Restbetrag bleibt offener Posten).: Der Rechnungsbetrag ist höher als der Betrag der Kontoauszugszeile. Dadurch wird automatisch ein Geldeingang mit Teilzahlungsbetrag erstellt - die Rechnung bleibt offen
    • Zahlung von x entspricht Restbetrag minus y Skonto. Die Rechnung wird vollständig bezahlt.: Die Rechnung hat eine Zahlungsbedingung mit Skontoinformationen. Der Zahlungsbetrag stimmt mit den Skontoinformationen überein. Die Rechnung wird abzüglich Skonto bezahlt und der offene Poste geschlossen. Details siehe Rechnungen mit Skonto
    • Der Betrag der Zeile übersteigt den Gesamtbetrag der Vorlage - der Zeilenbetrag wurde vorausgewählt.: Die Vorlage hätte einen geringeren Gesamtbetrag als der Betrag der Kontoauszugszeile. Wenn die Vorlage nur eine Zeile beinhaltet ist die Buchung möglich - der betrag wurde automatisch an den Betrag der Kontoauszugszeile angepasst.
    • Der Gesamtbetrag der Vorlage übersteigt den Zeilenbetrag - der Zeilenbetrag wurde vorausgewählt.: Die Vorlage hätte einen höheren Gesamtbetrag als der Betrag der Kontoauszugszeile. Wenn die Vorlage nur eine Zeile beinhaltet, ist die Buchung möglich - der Betrag wurde automatisch an den Betrag der Kontoauszugszeile angepasst.
  • Rot:
    • Der eingegebene Betrag übersteigt den Zeilenbetrag.: Der vom Benutzer händisch eingegebene Betrag übersteigt den Betrag der Kontoauszugszeile und kann so nicht gebucht werden. Bitte ändern Sie den Betrag!
    • Die mögliche Vorlage hat mehrere Zeilen und der Betrag der Kontoauszugszeile passt nicht genau zur Vorlage. Die Aufteilung der Beträge in der Vorlage muss angepasst werden. Hierfür wird der Betrag der Kontoauszugszeile in der Vorlage angezeigt, damit der Betrag einfach in Übereinstimmung gebracht werden kann.
    • FreeFinance-Vorlagen wurden gefunden - der Benutzer muss die Vorlage wählen!

Die Aktionen pro Zeile erklärt

Betrag anpassen

Ist eine Änderung des Betrages notwendig, klicken Sie einfach in den Betrag der jeweiligen Zeile (trifft nur für Offene Posten zu).

Rechnungsdatum anpassen

Soll beim Buchen ein anderes Rechnungsdatum verwendet werden als das Datum der Kontoauszugszeile, kann dieses andere Rechnungsdatum direkt beim Buchen angepasst werden. Per Default wird das Datum mit dem Datum der Rechnungszeile gleichgesetzt.

Zeile ignorieren

Wird eine Zeile vom Automaten erkannt, die nicht verbucht werden soll, klicken Sie auf den Pfeil ganz rechts in der jeweiligen Zeile, damit ignoriert der Automat diese Buchung. Ignorierte Zeilen werden grau hinterlegt.

Dokument hochladen

Auch hier haben Sie die Möglichkeit, ein neues Dokument hochzuladen bzw. eine bestehende Datei zu verknüpfen.

Buchen & Weiter

Durch Klick auf die Schaltfläche "Buchen und weiter" werden die Buchungsvorschläge automatisch gebucht. Im Anschluss werden die nächsten möglichen Buchungsvorschläge erstellt. Werden keine Buchungsvorschläge mehr gefunden, gelangen Sie automatisch auf die Seite "Kontoauszug buchen und abstimmen".

Wiederholen & verfeinern

Entspricht das Ergebnis noch nicht, verfeinern Sie bitte die letzten Schritte. Sie werden sehen, nach der Verarbeitung von 1 bis 2 Kontoauszügen haben Sie das Endergebnis perfektioniert und können es schaffen, bis zu 100% der Kontoauszugszeilen automatisiert zu verbuchen.

Sollten die Ergebnisse mit der Zeit schlechter werden, prüfen Sie bitte nach, ob sich an den am Kontoauszug angebotenen Informationen im Abgleich mit Ihren Stammdaten etwas verändert hat!

Kreditkarte?

Bei der Verbuchung von Kreditkartenabrechnungen ist nicht das Datum der Kreditkartenbuchung für die Buchung in der EA-Rechnung relevant, sondern das Datum der Abbuchung der Kreditkartenrechnung vom Bankkonto.

Wird als Zahlungsmittelkonto eine Kreditkarte mit hinterlegter Belegart Kreditkarte (2790) gewählt, erscheint im linken Bereich unter dem Filter die Checkbox "Bezahldatum überschreiben".

Wird diese aktiviert, kann ein Buchungsdatum gewählt werden, das für alle Buchungen als Zahlungsdatum verwendet wird. Dieses Buchungsdatum sollte mit dem Datum der Abbuchung am Bankkonto übereinstimmen.

Mehr zur Automatisierung

Zusammenfassung & Doku-Archiv

Zum Abschluss erhalten Sie eine Zusammenfassung über die abgestimmten/angelegten Belege und Buchungen angezeigt. Damit können zB: die Papierbelege auch bequem und übersichtlich nummeriert werden.

Doku-Archiv

Sie haben hier die Möglichkeit über das Ketten-Symbol rechts in der Tabelle zur jeweiligen Zeile ein Dokument aus dem Doku-Archiv zu verlinken oder hochzuladen.

Fazit

Ein Großteil Ihrer geschäftlichen Geldbewegungen erfolgt üblicherweise über Ihr Geschäftskonto. Die optimale Integration Ihres Kontoauszugs in Ihre Buchhaltung ist daher essenziell.

Zeit & Nerven sparen

Wenn Sie sich Ihre Vorlagen, sowie Ihre Stammdaten anfangs in eventuell mehreren Runden optimal vorbereiten, sparen Sie mit dem Buchungsautomat künftig unglaublich viel Zeit und Nerven - Ihr Kontoauszug ist im Nu verbucht.