Die Buchungsvorschläge werden auf Basis der Vorlagen, Stammdaten, Buchungen und Rechnungen in der Rechnungslegung erstellt.
Es gibt vier verschiedene Vorschlagsmöglichkeiten:
- Buchungsvorschläge zum Verbuchen von Ein- Ausgangsrechnungen oder Umbuchungen über Vorlagen und Stammdaten
- Buchungsvorschläge von offenen Rechnungen in der Rechnungslegung
- Verbuchen von offenen Ein- oder Ausgansgrechnungen
- Abstimmen von verbuchten (dh: bereits als bezahlt markierten) Ein- oder Ausgansgrechnungen
Sind keine Vorschläge erstellbar wird entweder eine Fehlermeldung angezeigt oder direkt zu Kontoauszug buchen und abstimmen Seite weitergeleitet.
Buchungsvorschläge über Vorlagen
Über Vorlagen für Ein- und Ausgangsrechnungen, sowie Vorlagen für Umbuchungen können Kontoauszugszeilen automatisiert verbucht werden.
Bei den Vorlagen können Sie jeweils Schlagwörter definieren, die als Text in den Kontoauszugszeilen enthalten sein müssen. Es können mehrere Schlagwörter erstellt werden - es müssen alle Schlagwörter exakt gefunden werden. Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant.
Buchungsvorschläge über Kunden- und Lieferantenstamm
Es können Kunden und/oder Lieferanten über:
- Namen oder
- Nummer (diese muss mindestens 4-stellig sein)
- IBAN
direkt aus den Texten der Kontoauszugszeilen gefunden werden. Sind im Kunden- und Lieferantenstamm auch die Standard-Buchhaltungsdaten hinterlegt, kann der Buchungsvorschlag erstellt werden.
Für positive Beträge einer Kontoauszugszeile werden Kunden, für negative Kontoauszugsbeträge werden mögliche Lieferanten gesucht.
Buchungsvorschläge über Kunden- und Lieferantenstamm mit Vorlagen
In Ergänzung zu den beiden Möglichkeiten besteht auch die Möglichkeit:
- einen Kunden oder Lieferanten über die obgenannten Attribute zu finden, der aber keine Standard-Buchhaltungsdaten in den Stammdaten hinterlegt hat
- aber in einer (oder mehreren) Ein- oder Ausgangsrechnungsvorlagen als Lieferant bzw. Kunde eingetragen ist.
Diese Vorlagen werden entsprechend verwendet oder zur Auswahl angeboten.
Buchungsvorschläge über offene Rechnungen in der Rechnungslegung
Es gibt 2 Varianten wie Rechnungen in der Rechnungslegung automatisch gefunden werden:
- Rechnungsnummer (gewidmete Zahlung)
- Kundennummer oder Kundenname (nicht gewidmete Zahlung)
In beiden Fällen wird durch das Verbuchen von Buchungsvorschlägen für Rechnungen ein Geldeingang in der Rechnungslegung gebucht, der zu den entsprechenden Buchungen in der Buchhaltung führt.
Buchungsvorschläge über offene Ein- und Ausgangsrechnungen
Werden offene Ein- oder Ausgangsrechnungen über den Kunden- oder Lieferanten gefunden, werden für als Buchungsvorschlag zum schließen der offenen Posten vorgeschlagen.
Abstimmungsvorschläge über bezahlte Ein- und Ausgangsrechnungen
Auch bereits bezahlte, aber noch nicht in einer Kontoauszugszeile abgestimmte Ein- oder Ausgangsrechnungen, können über den Kunden- oder Lieferanteninformationen gefunden und dann nur abgestimmt werden. Das bedeutet das in dem Fall keine Buchung erstellt sondern die Buchung nur mti der Kontoauszugszeile verbunden wird.