Die Automatisierungsunterstützung für das Verbuchen von Kontoauszügen in FreeFinance erstellt für Sie Buchungsvorschläge. Diese Vorschläge werden aus verschiedenen in FreeFinance hinterlegten Daten erstellt - es können bis zu 10 Buchungsvorschläge mit nur einem Klick verarbeitet werden.
Tutorial für die automatisierte Verbuchung von Kontoauszügen
Wurde zumindest eine Buchung oder Zahlung erstellt dann wird am Ende der Automatisierungsverarbeitung eine Zusammenfassung erstellt, das alle erstellten Belege, Buchungen und Geldeingänge zu Rechnungen oder Abstimmungen darstellt. Damit können zB: die Papierbelege auch bequem und übersichtlich nummeriert werden.
Über das Kettensymbol können Dokumente und Dateien aus dem Doku-Archiv verlinkt oder neue Dateien hochgeladen werden!
Wenn keine oder zu wenige Buchungsvorschläge gefunden werden konnten, sollten die Vorlagen oder Kunden- und Lieferantendaten für die Automatisierung eingerichtet/verfeinert werden. Im folgenden Kapitel werden die Möglichkeiten und Arten der automatisch erstellten Buchungsvorschläge erklärt.
Die Buchungsvorschläge werden auf Basis der Vorlagen, Stammdaten, Buchungen und Rechnungen in der Rechnungslegung erstellt.
Es gibt vier verschiedene Vorschlagsmöglichkeiten:
Sind keine Vorschläge erstellbar wird entweder eine Fehlermeldung angezeigt oder direkt zu Kontoauszug buchen und abstimmen Seite weitergeleitet.
Über Vorlagen für Ein- und Ausgangsrechnungen, sowie Vorlagen für Umbuchungen können Kontoauszugszeilen automatisiert verbucht werden.
Bei den Vorlagen können Sie jeweils Schlagwörter definieren, die als Text in den Kontoauszugszeilen enthalten sein müssen. Es können mehrere Schlagwörter erstellt werden - es müssen alle Schlagwörter exakt gefunden werden. Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant.
Es können Kunden und/oder Lieferanten über:
direkt aus den Texten der Kontoauszugszeilen gefunden werden. Sind im Kunden- und Lieferantenstamm auch die Standard-Buchhaltungsdaten hinterlegt, kann der Buchungsvorschlag erstellt werden.
Für positive Beträge einer Kontoauszugszeile werden Kunden, für negative Kontoauszugsbeträge werden mögliche Lieferanten gesucht.
In Ergänzung zu den beiden Möglichkeiten besteht auch die Möglichkeit:
Diese Vorlagen werden entsprechend verwendet oder zur Auswahl angeboten.
Es gibt 2 Varianten wie Rechnungen in der Rechnungslegung automatisch gefunden werden:
In beiden Fällen wird durch das Verbuchen von Buchungsvorschlägen für Rechnungen ein Geldeingang in der Rechnungslegung gebucht, der zu den entsprechenden Buchungen in der Buchhaltung führt.
Werden im Überweisungstext von positiven Kontoauszugsbeträgen die Rechnungsnummern gefunden, werden diese automatisch als Buchungsvorschlag erstellt. Es werden nur offene Rechnungen in die Suche mit aufgenommen.
Wird die Kundennummer oder der Kundenname von offenen Rechnungen in einer Kontoauszugszeile mit positiven Kontoauszugsbeträgen gefunden, wird als erster Buchungsvorschlag die älteste offene Rechnung herangezogen.
Sind bei der Zahlungsbedingung einer Rechnung auch Skontoinformationen beinhaltet, werden diese berücksichtigt, wenn:
Treffen beide Kriterien zu, werden
Möchten Sie nicht, dass der Skontobetrag automatisch ausgebucht wird, ignorieren Sie den Buchungsvorschlag und buchen Sie die Rechnung in der Kontoauszug buchen und abstimmen-Maske manuell.
Treffen die Kriterien nicht zu wird lediglich ein Geldeingang als Teilzahlung gebucht und die Rechnung bleibt offen.
Werden offene Ein- oder Ausgangsrechnungen über den Kunden- oder Lieferanten gefunden, werden für als Buchungsvorschlag zum schließen der offenen Posten vorgeschlagen.
Auch bereits bezahlte, aber noch nicht in einer Kontoauszugszeile abgestimmte Ein- oder Ausgangsrechnungen, können über den Kunden- oder Lieferanteninformationen gefunden und dann nur abgestimmt werden. Das bedeutet das in dem Fall keine Buchung erstellt sondern die Buchung nur mti der Kontoauszugszeile verbunden wird.
Werden für Kontoauszugszeilen keine eigenen Vorlagen oder Stammdaten gefunden versucht der Buchungsautomat aus einer eigenen Stammdaten- und Vorlagendatenbank Buchungsvorschläge und Stammdatenvorschläge zu erstellen.
Es gibt zwei verschiedene Vorschlagsmöglichkeiten:
Durch die Auswahl eines Buchungsvorschlages werden die Stammdaten und/oder Vorschläge in die Stammdaten bzw. Vorschläge des Benutzers übernommen und somit automatisch die eigenen Stammdaten- und Buchungsvorlagenbasis aufgebaut.
Dies kann sein, wenn zB: das Konto nicht gefunden wurde weil zB: die Nummer des Kontos beim Mandanten geändert wurde.
Die Buchungsvorschläge können je nach Treffergenauigkeit sofort verbucht werden oder müssen eventuell noch angepasst werden.
Die Qualität der Treffergenauigkeit wird auch mit einem Farbcode hinterlegt:
Es kann vorkommen, das mehr als ein Treffer über die Automatisierung gefunden wird. Der Benutzer muss nun aus den möglichen Treffern den richtigen Treffer wählen:
Klicken Sie auf den Button Buchungszeile ignorieren um den aktuellen Buchungsvorschlag für den aktuellen Durchlauf zu ignorieren.
Soll beim Buchen ein anderes Rechnungsdatum verwendet werden als das Datum der Kontoauszugszeile, kann dieses andere Rechnungsdatum direkt beim Buchen angepasst werden. Per Default wird das Datum mit dem Datum der Rechnungszeile gleichgesetzt.
Durch Klick auf den Button Buchen und weiter werden die Buchungsvorschläge automatisch gebucht. Im Anschluss werden die nächsten möglichen Buchungsvorschläge erstellt. Werden keine Buchungsvorschläge mehr gefunden, werden Sie automatisch auf die Kontoauszug buchen und abstimmen - Seite weitergeleitet.
Bei der Verbuchung von Kreditkartenabrechnungen ist nicht das Datum der Kreditkartenbuchung für die Buchung in der EA-Rechnung relevant sondern das Datum der Abbuchung der Kreditkartenrechnung vom Bankkonto.
Wird als Zahlungsmittelkonto eine Kreditkarte mit hinterlegter Belegart Kreditkarte (2790) gewählt, erscheint im Linken Bereich unter dem Filter die Checkbox Bezahldatum überschreiben. Wird diese angehakt, kann ein Buchungsdatum gewählt werden, das für alle Buchungen als Zahlungsdatum verwendet wird. Dieses Buchungsdatum sollte mit dem Datum der Abbuchung am Bankkonto übereinstimmen.